Bir restoran masayı iki saatliğine, bir butik otel odayı üç geceliğine ayırır; plaj işletmesi şezlongu gün boyu, etkinlik alanı bir akşamlığına verir. Aynı 'rezervasyon' kelimesi farklı zaman birimleri demektir ve yanlış modelle tutulan kayıt ya çakışmaya ya da boş kalan yere yol açar. RoxPos'ta rezervasyon formundaki ilk seçim bu farkı belirler: Saatlik ya da Günlük.
Saatlik rezervasyon: restoran ve kafe düzeni
Saatlik modelde tarih, başlangıç saati ve bitiş saati seçilir; misafir için ad soyad yeterlidir. Tek bir kayıt en fazla 24 saati kapsar. Telefonda rezervasyon alırken bu sadelik önemlidir: yer, saat aralığı ve isim girilir, kayıt tamamlanır. Aynı masaya aynı gün, saatleri kesişmediği sürece birden fazla rezervasyon alınabilir.
Günlük rezervasyon: otel, pansiyon ve kiralık yerler
Günlük modelde giriş ve çıkış tarihleri seçilir; saatler Rezervasyonlar › Ayarlar'daki konaklama giriş ve çıkış saatlerinden gelir. Misafir sayısı girilir ve her misafir için ad soyad, telefon, TC kimlik numarası, plaka, cinsiyet ve not tutulabilir. Aynı formda kapora tutarı, yöntemi ve durumu (yok, kapora, kısmi, tam ödendi) ile isteğe bağlı fatura bilgisi yer alır; fatura bilgisi cari kartlardan seçilebilir.
Yer seçimi ve çakışma kontrolü
Her rezervasyon bir yere bağlanır. Yerler masa planınızdaki masalardan oluşur ve alanlara göre gruplanır; masa, oda ya da şezlong olarak tanımladığınız her yer burada seçilebilir. Rezervasyona açmak istemediğiniz bir alanı alan ayarlarından hariç tutabilirsiniz. Aynı yer için saatleri kesişen ikinci bir kayıt kaydedilmez ve formda dolu yerler seçilemez hâle gelir; iptal edilen ya da çıkışı yapılan kayıtlar yeri meşgul etmez.
Durumlar, ödemeler ve oda hesabı
Rezervasyon Beklemede, Onaylı, Giriş Yaptı, Çıkış Yaptı ve İptal durumlarından geçer; değişiklikler kaydın geçmişinde saklanır. 'Ödeme Al' ile kapora ya da bakiye ödemesi seçilen ödeme tipiyle kaydedilir ve raporlardaki tahsilat toplamlarına girer. Konaklayan misafirin restoranda açtığı ve henüz ödeme alınmamış adisyon 'Masadan Aktar' ile rezervasyona taşınır; böylece hesap çıkışta bakiye ödemesiyle birlikte kapanır.
- Rezervasyon listesindeki Bugün ve İleri sekmeleriyle günün girişlerini ve yaklaşan kayıtları ayrı izleyin; takvim görünümü hangi günlerin müsait, kısmen dolu ya da dolu olduğunu gösterir.
- Fiyat Ayarları'nda yer bazında ya da kişi başına fiyatı tarih aralıklarıyla tanımlayarak sezon farklarını önceden hazırlayın.
- Alınan kaporanın raporlara yansıması için ödeme olarak kaydedildiğinden emin olun; formdaki kapora alanı tek başına tahsilat sayılmaz.
Doğru model seçildiğinde rezervasyon ekranı hem masa planını hem de kasayı besler. Rezervasyon sisteminin işletmeye neler kazandırdığını anlatan rehberimize ve rezervasyon sistemi sayfasına göz atabilirsiniz.