Die Genauigkeit der Bestandsführung hängt davon ab, alles Ein- und Ausgehende mit derselben Disziplin zu erfassen. Landet der Lieferschein in einem Heft, die verdorbene Ware auf einer anderen Liste und das Personalessen nirgends, stimmen am Monatsende weder Bestand noch Kosten. In RoxPos werden all diese Bewegungen über einen einzigen Bildschirm für Lagerbewegungen erfasst, indem man den Belegtyp wählt.
Ein Bildschirm, Erfassung nach Belegtyp
Im Fenster Lagerbewegung wählen Sie zuerst den Belegtyp: Eingang ohne Beleg, Lieferschein, Rechnung, Schwund oder Produktion. Mit „Zeile hinzufügen“ fügen Sie beliebig viele Positionen zum selben Beleg hinzu, die Gesamtsumme steht unten. So wird ein Obst- und Gemüselieferschein mit zwanzig Positionen in einem Zug erfasst.
Wareneingang: Lieferscheine, Rechnungen und Lieferanten
In Eingangsbelegen wird der Lieferant aus Ihren Kontenkarten gewählt. Der Typ Rechnung verlangt in jeder Zeile Stückkosten – so verfälscht kein kostenloser Eingang die Gewinnrechnung. Ein gespeicherter Eingang erhöht die Bestandsmenge und aktualisiert die Durchschnittskosten (AVCO) des Artikels. Der Bericht der letzten Eingänge zeigt außerdem, von welchem Lieferanten die Ware kam.
Schwund: verdorben, zerbrochen, verloren
Nicht verkäufliche Ware wird mit einem Schwundbeleg und einem Grund abgebucht: Verderb / abgelaufen, Bruch / Beschädigung, Schwund (Produktionsverlust), Verlust / Diebstahl oder Sonstiges. Eine Beschreibung ist Pflicht, damit am Monatsende bereits erfasst ist, warum so viel Schwund entstand. Schwundbewegungen erscheinen in einem eigenen Abschnitt der Lagerberichte.
Personalverbrauch wird getrennt verfolgt
Personalessen ist kein Schwund, muss aber trotzdem aus dem Bestand. Wählen Sie auf einem Schwundbeleg Personalverbrauch, geben Sie zusätzlich die verbrauchende Person an, und die Bewegung wird als Verbrauch statt als Schwund erfasst. Sie erscheint in einem eigenen Berichtsabschnitt, und die Kosten stammen aus den erfassten Stückkosten oder, falls keine angegeben, aus dem letzten Einkaufspreis. So trennen Sie Personalkosten vom echten Schwund.
Automatischer Abgang durch Verkauf und Online-Bestellungen
Beim Verkauf wird der Bestand nicht beim Hinzufügen des Artikels abgebucht, sondern beim Abschluss der Rechnung bzw. vollständiger Zahlung – und derselbe Verkauf nie zweimal. Mit aktiver Rezepturverwaltung gehen die Zutaten der Rezeptur ab, ohne sie das Produkt selbst, sofern dafür Bestandsführung aktiv ist. Bei Getir-, Uber-Eats-(Trendyol)- und Migros-Bestellungen können zugeordnete Produkte per Einstellung abgebucht werden, und ein Produkt mit kritischem Bestand lässt sich auf der Plattform pausieren. Der Bestand darf negativ werden, Verkäufe werden nie blockiert – deshalb ist rechtzeitiges Erfassen der Eingänge wichtig.
- Prüfen Sie wöchentlich die Karten Bestandswert, Einkaufskosten und Abgangskosten im Dashboard; die Grafik Bestandsgesundheit hebt knappe und negative Artikel hervor.
- Der aktuelle Bestandsbericht zeigt Menge, letzten Einkaufspreis und Bestandswert zusammen; Berichte gibt es als PDF, Excel oder gedruckten Bon.
- Legen Sie Produkte, die nach Kilogramm, Gramm oder Liter verkauft werden, mit der richtigen Einheit an; für Gewichtsverkäufe kann die Waage über den Druck-Agenten ausgelesen werden.
Die Gewohnheit, nach Belegtyp zu erfassen, macht aus dem Lagerbericht statt einer Schätzung eine belastbare Zahl. Die Grundschritte zeigt unser Leitfaden zur Bestandsführung, Produktion und Kosten unser Beitrag zum Produktionsbeleg; die vollständige Funktion finden Sie auf der Seite Lagerverwaltung.