Das Geld in der Kasse besteht nicht nur aus Verkäufen. Morgens kommt Wechselgeld in die Lade, ein Lieferant wird aus der Kasse bezahlt, ein Kunde begleicht, was er letzte Woche auf Rechnung genommen hat. Wird nichts davon erfasst, stimmt das beim Abschluss gezählte Bargeld nicht mit dem Bericht überein, und die Differenz sieht wie ein Fehlbetrag aus. RoxPos erfasst diese Bewegungen getrennt vom Verkauf, bucht sie aber in den Bericht desselben Geschäftstags.
Vier Bewegungsarten
| Art | Beispiel | Wirkung im Bericht |
|---|---|---|
| Einnahme | Schrottverkauf, Mieteinnahme | Erscheint auf der Karte Einnahme, erhöht den Nettogewinn |
| Ausgabe | Stromrechnung, kleiner Einkauf | Erscheint auf der Karte Ausgabe, mindert den Nettogewinn |
| Kasseneinlage | Wechselgeld am Morgen | Erhöht das Bargeld in der Kasse, zählt nicht als Gewinn |
| Kassenentnahme | Bargeld, das beim Abschluss entnommen oder zur Bank gebracht wird | Senkt das Bargeld in der Kasse, zählt nicht als Gewinn |
Bewegungen werden über „Bewegung erfassen“ im Bildschirm Berichte ▸ Cashflow & Inkasso eingegeben, im Webpanel oder in der mobilen App. Das Formular hat kein Uhrzeitfeld: Die Bewegung wird dem gewählten Geschäftstag zugeordnet und erscheint in dessen Berichten; ein Datum in der Zukunft wird nicht angenommen. Die Zahlungsart ist Bar, Kreditkarte oder eine selbst angelegte Art; auf Rechnung ist nicht wählbar, da dabei kein Geld in die Kasse kommt. Eine falsche Buchung wird nicht gelöscht, sondern storniert und bleibt im Aktivitätsprotokoll.
Weil diese Buchungen das Geld in der Kasse und den Tagesabschluss verändern, ist die Berechtigung „Einnahmen / Ausgaben / Kassenbewegungen“ standardmäßig ausgeschaltet; für den Inhaber ist sie immer aktiv. Eine Kassenkraft ohne diese Berechtigung sieht die Schaltfläche „Bewegung erfassen“ nicht. Kundenzahlungen und Lieferantenzahlungen benötigen dieselbe Berechtigung.
Konten: Forderungen und Verbindlichkeiten in einem Bildschirm
Im Bildschirm Kunden- / Lieferantenverwaltung zeigt jede Karte Forderung und Verbindlichkeit nebeneinander. Forderungen entstehen aus Verkäufen auf Rechnung, Verbindlichkeiten aus Einkaufsrechnungen, die in den Lagerbelegen als „Auf Rechnung“ gespeichert wurden; eine als „Bezahlt“ gespeicherte Einkaufsrechnung bucht ihre Zahlung gleich mit. Wie ein Verkauf auf Rechnung beim Kassieren gebucht wird, erklären wir im Beitrag Verkauf auf Rechnung und Kundenkonten.
- Kontoauszug: Anfangssaldo, Zeilen nach Datum und laufender Saldo; eine fehlerhafte Zeile wird hier storniert.
- Belege: bei Kunden die Rechnungen mit hinterlegten Rechnungsdaten, bei Lieferanten die Einkaufsbelege.
- Zahlung einziehen: Geld vom Kunden wird als Einnahmebewegung gebucht, senkt den Saldo und erscheint im Bericht gesondert als Forderungseinzug; der Betrag kann den Saldo nicht übersteigen.
- Zahlung erfassen: Geld an den Lieferanten wird als Ausgabebewegung gebucht; sie lässt sich einer Einkaufsrechnung zuordnen und kann deren offenen Betrag nicht übersteigen.
Auf Rechnung gebuchte Rechnungen über die Fiskalkasse einziehen
Geht die in „Zahlung einziehen“ gewählte Zahlungsart an die Fiskalkasse (ÖKC) und ist eine Beko-, Hugin-, Pavo- oder Ingenico/PAX-Integration aktiv, öffnet sich das Fenster im Modus „Mit Rechnungen (geht an das Gerät)“. Wählen Sie mehrere oder alle offenen, auf Rechnung gebuchten Rechnungen des Kunden und tippen Sie auf „An das Gerät senden“; ihre Artikel gehen als ein Beleg und eine Zahlung an das Gerät. Der Einzug wird erst gebucht, wenn das Gerät meldet, dass es die Zahlung erhalten hat; andernfalls wird nichts gebucht und die Rechnungen bleiben offen. Ein Saldo, der an keine Rechnung gebunden ist, wird mit „Nach Betrag (ohne Beleg)“ eingezogen. Zu den Verbindungsarten siehe unseren Beitrag zur Anbindung der Fiskalkasse.
Wann soll sich die Lade öffnen?
Diese Einstellung unter Allgemeine Einstellungen ▸ Kassenlade erlaubt nur eine Wahl. Standardmäßig öffnet sich die Lade nur bei einer Barzahlung; bei Kartenzahlung und bei einer an die Fiskalkasse gesendeten Zahlung bleibt sie zu. Die anderen Optionen öffnen sie beim Öffnen des Zahlungsbildschirms, beim Tippen auf „Zahlung einziehen“ oder „An POS senden“ oder bei Auswahl einer bestimmten Zahlungsart. Zur Einrichtung siehe die Seite zur Kassenlade.
Eine praktische Tagesroutine
- Erfassen Sie beim Öffnen das Wechselgeld in der Lade als Kasseneinlage mit der Zahlungsart Bar.
- Zahlen Sie einen Lieferanten aus der Kasse und ist die Einkaufsrechnung bereits als „Auf Rechnung“ erfasst, nutzen Sie „Zahlung erfassen“ auf seiner Karte: Die Verbindlichkeit sinkt, und die Einkaufskosten zählen im Nettogewinn nicht doppelt. Eine Zahlung ohne Rechnung im System ist eine Ausgabe; die Kassenentnahme ist für Bargeld gedacht, das die Kasse an einen anderen Ort verlässt.
- Begleicht ein Kunde im Laufe des Tages seinen Betrag auf Rechnung, buchen Sie das mit „Zahlung einziehen“ auf seiner Karte, nicht in einem Heft.
- Vergleichen Sie beim Abschluss das gezählte Bargeld mit der Karte Bargeld in der Kasse im Tagesabschlussbericht (mit der Karte Bar, wenn es keine Barbewegungen gab); die Tabelle Kasse nach Zahlungsart zeigt Einzüge und Bewegungen jeder Zahlungsart getrennt. Zu den übrigen Karten siehe unseren Leitfaden zum Tagesabschlussbericht.