El dinero de la caja no se compone solo de ventas. Por la mañana se pone cambio en el cajón, se paga a un proveedor desde la caja, un cliente liquida lo que dejó a cuenta la semana pasada. Si nada de esto se registra, el efectivo contado al cierre no coincide con el informe y la diferencia parece un descuadre. RoxPos registra estos movimientos aparte de las ventas, pero los anota en el informe del mismo día de negocio.
Cuatro tipos de movimiento
| Tipo | Ejemplo | Efecto en los informes |
|---|---|---|
| Ingreso | Venta de chatarra, ingreso por alquiler | Aparece en la tarjeta Ingreso, se suma al beneficio neto |
| Gasto | Factura de luz, compra pequeña | Aparece en la tarjeta Gasto, se resta del beneficio neto |
| Entrada de caja | Cambio puesto por la mañana | Aumenta el efectivo en caja, no cuenta como beneficio |
| Salida de caja | Efectivo retirado al cierre o llevado al banco | Reduce el efectivo en caja, no cuenta como beneficio |
Los movimientos se introducen con "Añadir movimiento" en la pantalla Informes ▸ Flujo de caja y cobros, desde el panel web o la aplicación móvil. El formulario no tiene hora: el movimiento se anota en el día de negocio elegido y aparece en los informes de ese día; no se aceptan fechas futuras. El tipo de pago es Efectivo, Tarjeta de crédito o uno que usted haya definido; a cuenta no se puede elegir, porque no entra dinero en la caja. Un registro erróneo no se borra: se anula y queda en el Registro de actividad.
Como estos registros cambian el dinero de la caja y las cifras del cierre, el permiso "Ingresos / Gastos / Movimientos de caja" está desactivado por defecto y siempre activo para el propietario. Un cajero sin él no ve el botón "Añadir movimiento". Los cobros a clientes y los pagos a proveedores requieren el mismo permiso.
Cuentas: lo que le deben y lo que debe, en una sola pantalla
En la pantalla Gestión de clientes / proveedores cada ficha muestra Por cobrar y Por pagar uno al lado del otro. Lo que le deben los clientes nace de las ventas a cuenta; lo que debe a los proveedores, de las facturas de compra guardadas como "A cuenta" en los documentos de stock; una factura guardada como "Pagada" registra su pago al mismo tiempo. Cómo se anota una venta a cuenta en la cuenta lo explicamos en ventas a cuenta y seguimiento de cuentas de clientes.
- Extracto: saldo inicial, líneas por fecha y saldo acumulado; una línea errónea se anula desde aquí.
- Documentos: cuentas con datos de factura adjuntos para un cliente, documentos de compra para un proveedor.
- Cobrar: el dinero recibido del cliente se registra como movimiento de ingreso, reduce el saldo y aparece aparte en los informes como Cobro de cuenta; no puede superar el saldo.
- Pagar: el dinero pagado al proveedor se registra como movimiento de gasto; puede vincularse a una factura y no puede superar lo que queda pendiente de esa factura.
Cobrar las cuentas a cuenta en la caja registradora fiscal
Si el tipo de pago elegido en Cobrar va a la caja registradora fiscal (ÖKC) y hay una integración de Beko, Hugin, Pavo o Ingenico/PAX activa, la ventana se abre en el modo "Con cuentas (va al dispositivo)". Seleccione varias o todas las cuentas a cuenta abiertas del cliente y pulse "Enviar al dispositivo"; sus artículos van al dispositivo como un único tique y un único pago. El cobro solo se registra cuando el dispositivo informa de que recibió el pago; si no, no se anota nada y las cuentas siguen abiertas. Un saldo que no está ligado a ninguna cuenta se cobra con "Por importe (sin recibo)". Para los tipos de conexión, consulte el artículo sobre la integración con la caja registradora fiscal.
¿Cuándo debe abrirse el cajón?
Este ajuste, en Ajustes generales ▸ Cajón portamonedas, admite una sola opción. Por defecto el cajón se abre solo al cobrar en efectivo; permanece cerrado en un pago con tarjeta o en un pago enviado a la caja registradora fiscal. Las demás opciones lo abren al abrirse la pantalla de pago, al pulsar "Cobrar pago" o "Enviar al TPV", o al elegir un tipo de pago concreto. Para la instalación, consulte la página del cajón portamonedas.
Una rutina diaria práctica
- Al abrir, registre el cambio que pone en el cajón como Entrada de caja, con el tipo de pago Efectivo.
- Si paga a un proveedor desde la caja y la factura ya está registrada a cuenta, use Pagar en la ficha del proveedor: la deuda baja y el coste de la compra no se cuenta dos veces en el beneficio neto. Un pago sin factura en el sistema es un Gasto; la Salida de caja es para el efectivo que sale de la caja hacia otro lugar.
- Cuando un cliente salda durante el día lo que tenía a cuenta, regístrelo con Cobrar en su ficha, no en una libreta.
- Al cierre, compare el efectivo contado con la tarjeta Efectivo en caja del informe de cierre (con la tarjeta Efectivo si no hubo movimientos en efectivo); la tabla Caja por tipo de pago muestra por separado los cobros y movimientos de cada tipo. Para las demás tarjetas, consulte la guía del informe de cierre del día.