Der Stammgast im Nachbarschaftscafé, ein Büro, das täglich Mittagessen bestellt, oder eine Partnerfirma, die zum Monatsende zahlt: Ein Teil des Umsatzes wird nicht sofort kassiert. Diese Forderung landet meist in einem Heft, und am Monatsende ist niemand sich einig, wer wie viel schuldet. In RoxPos wird das Anschreiben im normalen Zahlungsablauf der Rechnung auf eine Kundenkarte gebucht und dort verfolgt, bis es kassiert ist.
Kontenkarte: Kunde, Lieferant oder beides
Im Bildschirm Kundenkonten wird jede Karte als Kunde, Lieferant oder Beides angelegt. Die Karte enthält Name, zwei Telefonnummern, Land und Provinz/Bezirk, vollständige Adresse, Steuernummer, Finanzamt und eine Notiz. Die Liste ist in Reiter gegliedert und durchsuchbar; Saldo jeder Karte und Gesamtsaldo stehen auf demselben Bildschirm. Kontendatensätze werden je Filiale geführt.
So funktioniert ein Anschreiben
Beim Kassieren wird die Zahlungsart Anschreiben gewählt und eine Kundenkarte markiert; ohne Konto wird nichts gespeichert. Der Betrag wird mit einer Übersicht zu Tisch, Rechnung und Artikeln auf die Karte gebucht. Auch nur ein Teil der Rechnung kann angeschrieben werden: etwa ein Teil per Karte, der Rest aufs Konto. Da ein Anschreiben keine Zahlung ist, wird es nicht an das Fiskalgerät gesendet.
Zahlungen und Kontoverlauf
Kommt der Kunde zum Begleichen, geben Sie über „Kassieren“ auf der Karte Betrag und Zahlungsart ein, optional mit Notiz. Voreingestellt ist der volle Saldo; für eine Teilzahlung tragen Sie weniger ein, mehr als der Saldo ist nicht möglich. Das Fenster „Verlauf“ listet jede Bewegung mit Datum, Tisch, Artikeln, Zahlungsart und Notiz; ein Fehleintrag lässt sich dort stornieren. Zahlungen und Stornos stehen im Aktivitätsprotokoll.
Lieferantenkarten und Rechnungsdaten
Lieferantenkarten werden bei Wareneingängen und Lagerbelegen gewählt, sodass Berichte zeigen, woher die Ware kam. Ein Konto mit vollständigen Steuerdaten lässt sich beim Kassieren auch als Rechnungsinformation wählen: Unterstützt das angeschlossene Fiskalgerät dies, werden die Daten in den Fiskalbeleg übernommen. Ausgestellt wird der Beleg vom Gerät, nicht von RoxPos. Der Kontosaldo dient dagegen der Verfolgung von Kundenforderungen.
- Ergänzen Sie auf der Karte jedes angeschriebenen Kunden Telefon und Notiz, damit Zahltag oder vereinbarte Konditionen dort stehen.
- Die Karte Anschreiben im Tagesabschluss zeigt den im gewählten Zeitraum auf Konten gebuchten Betrag, und der Kontenübersichtsabschnitt im Bericht Cashflow & Zahlungseingänge fasst die Bewegungen zusammen. Den aktuellen Saldo prüfen Sie stets im Bildschirm Kundenkonten.
- Schreiben Sie nur Kunden an, die Sie kennen und mit denen eine Vereinbarung besteht; Steuerdaten gleich beim Anlegen zu erfassen spart später Zeit bei der Rechnungsinformation.
Anschreiben an die Rechnung statt an ein Heft zu binden macht jede Forderung bis auf Artikel und Tisch sichtbar. Die weiteren Optionen im Zahlungsbildschirm zeigt unser Leitfaden zu Rechnungsteilung und Teilzahlungen, und zum richtigen Lesen der Zahlen beim Abschluss unser Beitrag zum Tagesabschlussbericht.