In den meisten Betrieben entsteht der Schichtplan in einer Tabelle oder Chatgruppe, und die Zeiterfassung wird am Monatsende danach ausgefüllt. Liegen Plan, Urlaub und Feiertage an verschiedenen Orten, wird die Überstundenrechnung zur Diskussion. Im RoxPos-Personalmodul hängen Plan, Zeiterfassung und Abrechnung an derselben Benutzerliste – eine zweite Mitarbeiterliste entfällt.
Planzeitraum und Tagestypen
Der Schichtkalender lässt sich für eine Woche, zwei Wochen oder einen Monat öffnen. Jeder Tag jeder Person wird mit einem Tagestyp markiert: Arbeit, freier Tag, Urlaub, Krankmeldung, unbezahlter Urlaub oder Feiertag. Der Tagestyp ist mehr als eine Farbe: Die Lohnrechnung zählt die Arbeitsstunden an Arbeitstagen, Urlaub und Feiertage erscheinen gesondert im Periodenbericht.
Schnell planen mit Schichtvorlagen
Speichern Sie häufig genutzte Zeiten – Früh, Spät oder geteilte Schicht – als Vorlagen und setzen Sie sie mit einem Klick in eine Zelle; auch Schichten über Mitternacht sind möglich. „Ganzen Zeitraum füllen“ füllt leere Tage mit dem gewählten Muster oder überschreibt den Plan und setzt auch freie Tage. Zwei Zellen tauschen Sie per Tagestausch. In einer Zeile, die das Wochenlimit überschreitet, erscheint ein Hinweis – Sie merken es schon beim Planen.
Feiertage und Urlaubsanspruch
Im Bereich Regeln und Feiertage fügt „Feiertage importieren“ die gesetzlichen Feiertage Ihres Landes automatisch hinzu; von Hand bearbeitete Feiertage bleiben erhalten. Für jede Person wird der Jahresurlaubsanspruch erfasst, die Resttage verfolgen Sie im Bericht Anwesenheit & Abwesenheit. Urlaubstage werden erfasst und gezählt, das Urlaubsentgelt wird aber nicht automatisch berechnet – prüfen Sie diese Position in der Abrechnung.
Überstundenregeln und Übergang zur Zeiterfassung
Länder-Regelsätze liefern Startwerte: Der Türkei-Satz bringt etwa eine 45-Stunden-Woche, den Faktor 1,5 für Überstunden und 2 für Feiertage, die Sätze für Irland und die USA eigene Grenzen und Faktoren. Tages- und Wochengrenzen sowie die Faktoren für Samstag, Sonntag, Nacht und Feiertag lassen sich bearbeiten, bei Bedarf auch personenbezogen. Am Periodenende wird die Zeiterfassung mit „Aus Plan füllen“ aus dem Schichtplan oder mit „Aus Scans füllen“ aus den QR-Stempelungen befüllt und gespeichert.
Freigabe der Lohnabrechnung
Die Abrechnung durchläuft Entwurf, in Prüfung, freigegeben und gesperrt; zur Korrektur einer gesperrten Abrechnung öffnen Sie eine neue Version. Steuersätze sind nicht im System hinterlegt: Vor dem Sperren müssen Ihre Steuerregeln als geprüft markiert sein. Abrechnung und Periodenbericht lassen sich als CSV exportieren, Lohnzettel werden aus dem Browser gedruckt. Personalmenü und Abrechnungsrecht sind standardmäßig aus; geben Sie sie nur den zuständigen Führungskräften.
Liegen Plan, Urlaub und Regeln an einem Ort, wird die Zeiterfassung am Monatsende zur Kontrolle statt zur Diskussion. Lesen Sie unseren Beitrag zu Zeiterfassung und QR-Anwesenheit für Stempelungen und Verspätungsberichte und die Seite Dienstplanung und Anwesenheit für das ganze Modul.