Jeder Betrieb, der eine zweite Filiale eröffnet, stellt dieselbe Frage: Müssen Karte, Preise und Regeln in jeder Filiale neu aufgebaut werden? Mit mehr Filialen geraten Preisunterschiede, fehlende Produkte und Zuständigkeiten schnell außer Kontrolle. In RoxPos liegen die Filialen unter einem Firmenkonto: Der Katalog wird von einer Filiale in die andere kopiert, Preise werden je Kategorie gesammelt angepasst und Benutzerrechte zentral vergeben.
Filialen in einem Konto, Daten je Filiale
Neue Filialen legen Sie im Bildschirm Filialen in den Einstellungen an; die Hauptfiliale lässt sich nicht löschen. Kategorien, Produkte und Preise werden je Filiale getrennt geführt, sodass eine Preisänderung in einer Filiale die andere nicht berührt. Im Webpanel wechseln Sie mit „Filiale wechseln“, die mobile App meldet sich in der gewählten Filiale neu an. Jeder Benutzer kann nur die ihm zugewiesenen Filialen betreten.
Die Karte zwischen Filialen kopieren
Beim Eröffnen einer Filiale müssen Sie die Karte nicht neu erfassen. „In Filiale kopieren“ im Bildschirm Produkte oder Kategorien überträgt Kategorien, Produkte, Verkaufspreise und QR-Menü-Angaben in die gewählten Filialen; Produktoptionsregeln kommen mit den Produkten mit. Sie können gleichzeitig in mehrere Filialen kopieren, mit getrenntem Ergebnis je Filiale. Existiert in der Zielfiliale bereits ein Produkt mit demselben Code, wird es übersprungen statt überschrieben – so bleiben filialspezifische Anpassungen erhalten. Rezepturen, Drucker und Bestand werden nicht kopiert; jede Kopie steht im Aktivitätsprotokoll.
Massenpreisänderung: Prozent, Kategorie und Rundung
Steht eine Preisanpassung an, hebt oder senkt „Massenpreisänderung“ in den Schnellaktionen die Preise der Produkte in den gewählten Kategorien um einen Prozentsatz; ohne Kategorieauswahl sind alle aktiven Produkte dabei. Mit der Rundungsoption werden neue Preise auf ganze Zahlen oder Schritte wie 0,5, 5 oder 10 gerundet. Vor dem Speichern stehen alter und neuer Preis jedes Produkts nebeneinander; einzelne Zeilen lassen sich von Hand korrigieren, und Sie sehen, wie viele Produkte sich ändern. Die Änderung gilt für die Filiale, in der Sie sind, und wirkt sich auf Kasse und QR-Menü aus.
Benutzerrechte
Statt Rollenvorlagen bietet RoxPos je Benutzer einzelne Berechtigungsschalter: welche Menüs er sieht, Artikel am Tisch löschen, Preise ändern, Tische verschieben, kassieren, Zahlungen löschen oder ändern, Rabatte und Einladungen geben, Rechnungen erneut drucken und mehr. Kritische Aktionen sind standardmäßig aus: Zahlungen löschen, Zahlungsart ändern, bereits servierte Artikel löschen und Preise ändern. Berechtigungen gelten firmenweit, der Benutzer arbeitet also in jeder Filiale nach denselben Regeln. Im Webpanel lassen sich zusätzlich erlaubte IP-Adressen je Benutzer festlegen.
- Kopieren Sie beim Einrichten einer neuen Filiale zuerst die Karte und wenden Sie dort anschließend mit einer Massenänderung den filialeigenen Preisunterschied an.
- Möchten Sie Preise per Datei pflegen, laden Sie die aktuelle Karte unter „Karte per Excel importieren & aktualisieren“ herunter, bearbeiten und laden sie wieder hoch; der Modus „darüber ergänzen“ aktualisiert die Preise bestehender Produkte.
- Vergleichen Sie die Leistung der Filialen nebeneinander im Bericht Filialvergleich; er steht Firmen mit zwei oder mehr Filialen offen und vergleicht bis zu zehn.
- Vergeben Sie kritische Rechte wie Zahlungen löschen oder Zahlungsart ändern nur an verantwortliche Personen und prüfen Sie das Aktivitätsprotokoll regelmäßig.
Ein zentral aufgesetzter Katalog und ein klares Rechtekonzept halten die Verwaltung auch bei vielen Filialen einfach. Details finden Sie auf den Seiten Filialverwaltung und Rechteverwaltung, zum Lesen der Zahlen in unserem Beitrag zum Tagesabschlussbericht.