Warum läuft die Zeiterfassung noch auf Papier?
In den meisten kleinen und mittleren Betrieben steht der Dienstplan in einem Heft und die Stunden werden zum Monatsende aus dem Gedächtnis rekonstruiert. Die Folge: strittige Überstunden, vergessene Urlaubstage und eine verspätete Lohnabrechnung. Liegen Dienstplan, Zeiterfassung und Lohn in einem System, dauert der Monatsabschluss Minuten.
Kommen und Gehen per QR-Code
Ein Fingerabdruckgerät ist nicht nötig. RoxPos erzeugt einen QR-Code für Ihren Betrieb; Sie drucken ihn und hängen ihn am Personaleingang auf. Zu Schichtbeginn und -ende scannt der Mitarbeiter ihn mit der App auf dem eigenen Handy — die App weiß, ob eine Schicht offen ist, und entscheidet selbst zwischen Kommen und Gehen. Schichten über Mitternacht werden nicht geteilt; das Gehen wird dem Starttag zugeordnet.
Was, wenn jemand das Scannen vergisst?
Man vergisst — deshalb kann die Leitung eine fehlende Kommen- oder Gehen-Buchung manuell ergänzen. Eine manuell erfasste Buchung wird mit dem Ersteller gespeichert; eine gescannte Buchung wird nie bearbeitet und, falls nötig, separat gelöscht — auch das wird protokolliert. Komfort und Nachvollziehbarkeit schließen sich nicht aus.
Bericht zu Verspätungen und frühem Feierabend
Das System schlägt keinen Alarm und piept nicht — mitten im Service hilft das niemandem. Stattdessen berichtet es zum Periodenende: Verspätungs- und Früher-Feierabend-Minuten je Person, Tage ohne Scan und ein Tag-für-Tag-Vergleich von Plan und Ist. Eine Toleranz ist einstellbar, damit wenige Minuten nicht als Verspätung zählen; wer um 08:03 für 08:00 scannt, wird nicht markiert.
Lohn, Überstunden und Abrechnung
Die erfassten Stunden werden über Regelwerke zu Lohn: Wochen- und Tagesschwellen, Überstunden- und Doppelzeitfaktoren, Samstag/Sonntag/Nacht/Feiertagsfaktoren und eine jährliche Überstundengrenze. Faktoren lassen sich auch personenbezogen setzen — einer bekommt samstags ×1,5, ein anderer ×2,0. Für Betriebe, die einen Nettobetrag vereinbaren, gibt es die Netto-Option; bei dieser Person werden keine gesetzlichen Abzüge angewendet. Steuersätze sind nicht fest einprogrammiert: Sie tragen die Bandtabelle je Land und Jahr mit Ihrem Steuerberater ein, und mit einem nicht validierten Regelwerk lässt sich die Abrechnung nicht abschließen.