Automatisierung nimmt dem Personal nicht die Arbeit ab; sie übergibt die wiederkehrenden Schritte, die Ärger machen, wenn jemand sie vergisst. Die meisten Automatisierungen in RoxPos werden mit einer Einstellung aktiviert und lassen sich jederzeit wieder abschalten. Dieser Beitrag bündelt, was von selbst läuft und was Sie vorher prüfen sollten.
Lagerabgang beim Verkauf
Wird eine Rechnung geschlossen oder vollständig bezahlt, geht der Bestand automatisch ab, und derselbe Verkauf wird nie doppelt gebucht. Mit aktiver Rezepturverwaltung gehen die Zutaten ab, ohne sie das Produkt selbst, sofern dafür Bestandsführung aktiv ist. Bei Getir-, Uber-Eats-(Trendyol)- und Migros-Bestellungen lassen sich zugeordnete Produkte über eine separate Einstellung ebenfalls abbuchen, und ein Produkt mit kritischem Bestand kann auf der Plattform automatisch pausiert werden.
Automatische Freigabe bei QR-Bestellungen
Bestellungen aus dem QR-Menü warten standardmäßig auf die Freigabe des Personals. Sind in den QR-Menü-Einstellungen automatische Freigabe und automatischer Druck aktiv, wird die Bestellung von selbst freigegeben und über das Webpanel gedruckt. Artikel, die auf Freigabe warten oder abgelehnt sind, gelangen nie auf die Rechnung, in die Küche oder in die Berichte. Neue QR-Bestellungen und Kellnerrufe erreichen die Telefone berechtigter Benutzer als Push-Nachricht.
Bestätigung, Zubereitung und Lieferung bei Online-Bestellungen
In den Einstellungen zur Online-Bestellautomatisierung aktivieren Sie getrennt die automatische Bestätigung, den automatischen Schritt „zubereitet“ nach Ablauf Ihrer Zubereitungszeit und die automatische Lieferung. Diese Aufgaben werden auf dem Server jede Minute geprüft; der Kassenrechner muss nicht laufen. „Bestellungen automatisch drucken“ sorgt dafür, dass jede Bestellung nur einmal gedruckt wird. Lehnt die Plattform einen Schritt wegen eines Konflikts ab, liest RoxPos den Plattformstatus und gleicht sich an – oder wiederholt diesen Schritt eine Zeit lang nicht.
Fiskalbeleg und Zahlungserfassung
Bei einer Fiskalintegration werden am Gerät kassierte Zahlungen automatisch auf die Rechnung gebucht; der gesendete Tisch bleibt bis zum Abschluss gesperrt und wird beim Eintreffen des Ergebnisses freigegeben. Ist bei Online-Bestellungen „Automatisch an Kasse senden (Beleg)“ aktiv, stellt ein Beko-Gerät den Fiskalbeleg ohne Zutun aus – einmal je Bestellung; bei Hugin, Pavo und Ingenico wird der Beleg aus den Bestelldetails gesendet.
Was in Personal und Berichten von selbst läuft
Im Personalmodul werden Feiertage mit einem Klick importiert und die Zeiterfassung aus dem Schichtplan oder den QR-Stempelungen befüllt; eine nie geschlossene Schicht endet nach 16 Stunden von selbst. In den Berichten wird der Geschäftstag nach Öffnungszeiten und Zeitzone der Filiale geschnitten, damit Verkäufe nach Mitternacht am richtigen Tag landen. Das Homescreen-Widget der mobilen App aktualisiert Tagesumsatz, Bargeld, Karte und offene Rechnungen bei jeder Synchronisierung.
Bevor Sie die Automatisierung einschalten
- Schließen Sie die Produktzuordnung auf den Online-Plattformen ab; für Bestellungen mit nicht zugeordneten Artikeln wird kein automatischer Fiskalbeleg ausgestellt.
- Tragen Sie die Zubereitungszeit so ein, wie die Küche wirklich braucht; der automatische Schritt „zubereitet“ folgt dieser Zeit.
- Schalten Sie Automatisierungen an einem ruhigen Tag ein und beobachten Sie die ersten Bestellungen; jede lässt sich in den Einstellungen abschalten – dann führen Sie dieselben Schritte einfach von Hand aus.
Gut eingerichtete Automatisierung lenkt die Aufmerksamkeit des Personals von wiederkehrenden Schritten auf die Gäste. Details zu den Online-Abläufen finden Sie unter Online-Bestellautomatisierung, zu Meldungen in unserem Beitrag zum Benachrichtigungsfluss.