Stok takibinin doğruluğu, depoya giren ve çıkan her malın aynı disiplinle kaydedilmesine bağlıdır. Tedarikçiden gelen irsaliye bir deftere, bozulan ürün başka bir listeye yazılır, personelin yediği yemek hiç kaydedilmezse ay sonunda ne stok ne de maliyet tutar. RoxPos'ta bu hareketlerin hepsi tek bir Stok Hareketi ekranından, belge tipi seçilerek girilir.
Tek ekran, belge tipine göre kayıt
Stok Hareketi penceresinde önce belge tipi seçilir: belgesiz giriş, irsaliye, fatura, zayi ya da üretim gibi. Ardından 'Satır Ekle' ile aynı belgeye istediğiniz kadar kalem eklenir ve genel toplam pencerenin altında görünür. Böylece yirmi kalemlik bir sebze-meyve irsaliyesi tek seferde, tek işlemde kaydedilir.
Mal kabul: irsaliye, fatura ve tedarikçi
Giriş belgelerinde tedarikçi, cari kartlarınızdan seçilir. Fatura tipinde her satır için birim maliyet girmek zorunludur; bu kural maliyetsiz girişin kâr hesabını bozmasını önler. Kaydedilen giriş stok miktarını artırır ve kalemin ortalama maliyetini (AVCO) günceller. Son stok girişleri raporunda malın hangi tedarikçiden geldiği de görünür.
Zayi: bozulan, kırılan, kaybolan
Satılamayan ürün Zayi belgesiyle ve bir sebep seçilerek düşülür: bozulma / tarih geçti, kırık / hasar, fire (üretim kaybı), kayıp / çalıntı ya da diğer. Açıklama yazmak zorunludur; böylece ay sonunda neden bu kadar fire olduğu sorusunun cevabı kayıtta hazır olur. Zayi hareketleri stok raporlarında ayrı bölümde listelenir.
Personel tüketimi ayrı izlenir
Personel yemeği fire değildir ama stoktan düşmesi gerekir. Zayi belgesinde Personel Tüketimi seçildiğinde tüketen personel de seçilir ve hareket fire olarak değil tüketim olarak kaydedilir. Raporlarda kendi bölümünde görünür; maliyeti girilen birim maliyetten, girilmemişse son alış fiyatından hesaplanır. Böylece personel giderini gerçek fireden ayırabilirsiniz.
Satış ve online siparişle otomatik düşüm
Satışta stok, ürün eklendiğinde değil, adisyon kapandığında ya da ödemesi tamamlandığında düşer ve aynı satış iki kez düşülmez. Reçete yönetimi açıksa ürünün reçetesindeki hammaddeler, kapalıysa stok takibi açık ürünün kendisi düşülür. Getir, Uber Eats (Trendyol) ve Migros siparişlerinde eşleştirilmiş ürünler ayarla stoktan düşürülebilir; stok kritik seviyeye inen ürün platformda satışa kapatılabilir. Stok eksiye düşebilir, satış engellenmez; bu yüzden girişleri zamanında yapmak önemlidir.
- Stok panelindeki Stok Değeri, Alış Maliyeti ve Çıkış Maliyeti kartlarını haftalık izleyin; Stok Sağlığı grafiği azalan ve eksiye düşen kalemleri öne çıkarır.
- Anlık stok raporu miktarı, son alış fiyatını ve stok değerini birlikte verir; raporları PDF, Excel ya da fiş olarak alabilirsiniz.
- Kilogram, gram ya da litreyle satılan ürünleri doğru birimle tanımlayın; yazıcı ajanına bağlı terazi okumasıyla tartılı satış yapılabilir.
Belge tipine göre kayıt alışkanlığı, stok raporunu tahmin olmaktan çıkarır. Stok takibinin temel adımları için stok takibi rehberimize, üretim ve maliyet için üretim fişi yazımıza göz atın; özelliğin tamamı stok yönetimi sayfasında.