Точность складского учёта зависит от того, чтобы всё поступающее и уходящее фиксировалось одинаково. Если накладная поставщика попадает в одну тетрадь, испорченный товар — в другой список, а питание персонала — никуда, в конце месяца не сходятся ни запасы, ни себестоимость. В RoxPos все эти движения вводятся с одного экрана движения запасов выбором типа документа.
Один экран, запись по типу документа
В окне движения запасов сначала выбирается тип документа: приход без документа, накладная, счёт, списание или производство. Затем «Добавить строку» позволяет добавить в один документ сколько угодно позиций, а общий итог показан внизу. Так накладная на двадцать позиций овощей и фруктов вводится за один раз, одной операцией.
Приход: накладные, счета и поставщики
В приходных документах поставщик выбирается из карточек счетов. Тип «Счёт» требует себестоимости в каждой строке — это правило не даёт бесплатному приходу исказить расчёт прибыли. Сохранённый приход увеличивает количество и обновляет среднюю себестоимость (AVCO) позиции. В отчёте последних приходов видно, от какого поставщика пришёл товар.
Списание: испорчено, разбито, утеряно
Товар, который нельзя продать, списывается документом «Списание» с причиной: порча / срок истёк, бой / повреждение, потери (производственные), утеря / кража или прочее. Описание обязательно, поэтому в конце месяца ответ на вопрос, почему столько списаний, уже есть в записях. Движения списания перечисляются в отдельном разделе складских отчётов.
Питание персонала учитывается отдельно
Питание персонала — не потери, но со склада оно тоже должно уходить. Если в документе списания выбрать «Питание персонала», указывается и сотрудник, а движение записывается как расход, а не как потери. У него свой раздел в отчётах, а стоимость берётся из введённой себестоимости или, если её нет, из последней цены закупки. Так расходы на персонал отделяются от настоящих потерь.
Автоматическое списание при продажах и онлайн-заказах
При продаже запас списывается не при добавлении позиции, а при закрытии счёта или полной оплате, и одна и та же продажа не списывается дважды. При включённых рецептурах списываются ингредиенты рецепта; без них — сам товар, если по нему ведётся учёт. В заказах Getir, Uber Eats (Trendyol) и Migros сопоставленные товары можно списывать по настройке, а товар с критическим остатком — поставить на паузу на площадке. Остаток может уйти в минус, продажи не блокируются — поэтому важно вовремя вводить приходы.
- Еженедельно смотрите карточки «Стоимость запасов», «Себестоимость закупки» и «Себестоимость выбытия» на панели; график «Здоровье запасов» выделяет позиции на исходе и ушедшие в минус.
- Отчёт текущих остатков даёт количество, последнюю цену закупки и стоимость запаса вместе; отчёты доступны в PDF, Excel или на печать чеком.
- Задавайте правильную единицу для товаров, продаваемых на килограммы, граммы или литры; весовая продажа может использовать показания весов через агент печати.
Привычка записывать по типу документа превращает складской отчёт из догадки в надёжную цифру. Базовые шаги — в нашем руководстве по учёту запасов, производство и себестоимость — в статье о производственном документе; функция полностью описана на странице управления запасами.