L'accuratezza del controllo di magazzino dipende dal registrare con la stessa disciplina tutto ciò che entra ed esce. Se la bolla del fornitore finisce su un quaderno, la merce rovinata su un altro elenco e i pasti del personale da nessuna parte, a fine mese non tornano né il magazzino né il costo. In RoxPos tutti questi movimenti si inseriscono da un'unica schermata di Movimento di magazzino scegliendo il tipo di documento.
Un'unica schermata, registrazione per tipo di documento
Nella finestra Movimento di magazzino si sceglie prima il tipo di documento: ingresso senza documento, bolla, fattura, spreco o produzione. Poi «Aggiungi riga» consente di aggiungere allo stesso documento tutte le righe necessarie, e il totale generale compare in basso. Così una bolla di venti righe di frutta e verdura si registra in una volta sola.
Ricevimento: bolle, fatture e fornitori
Nei documenti di ingresso il fornitore si sceglie tra le tue schede conto. Il tipo fattura richiede un costo unitario su ogni riga: è la regola che impedisce a un ingresso senza costo di falsare il calcolo dell'utile. Un ingresso salvato aumenta la quantità a magazzino e aggiorna il costo medio (AVCO) dell'articolo. Il report degli ultimi ingressi mostra anche da quale fornitore è arrivata la merce.
Spreco: rovinato, rotto, perso
Il prodotto invendibile si scarica con un documento di Spreco e una causale: deterioramento / scaduto, rottura / danno, calo (perdita di produzione), perdita / furto o altro. La descrizione è obbligatoria, così a fine mese la risposta al perché di tanto spreco è già registrata. I movimenti di spreco sono elencati in una sezione a parte dei report di magazzino.
Il consumo del personale si segue a parte
Il pasto del personale non è uno spreco, ma deve comunque uscire dal magazzino. Scegliendo Consumo del personale in un documento di spreco si seleziona anche il dipendente che l'ha consumato, e il movimento viene registrato come consumo e non come spreco. Ha una sezione propria nei report e il suo costo deriva dal costo unitario inserito o, in mancanza, dall'ultimo prezzo di acquisto. Così separi la spesa per il personale dallo spreco reale.
Scarico automatico da vendite e ordini online
In una vendita il magazzino non si scarica quando si aggiunge l'articolo, ma alla chiusura del conto o al pagamento completo, e la stessa vendita non si scarica mai due volte. Con la gestione ricette attiva si scaricano gli ingredienti della ricetta; senza, il prodotto stesso se ha il controllo di magazzino. Negli ordini Getir, Uber Eats (Trendyol) e Migros i prodotti abbinati possono essere scaricati tramite un'impostazione, e un prodotto arrivato a scorta critica può essere sospeso sulla piattaforma. Il magazzino può andare in negativo e la vendita non viene mai bloccata: per questo è importante registrare per tempo gli ingressi.
- Controlla ogni settimana le schede Valore di magazzino, Costo d'acquisto e Costo di uscita nel pannello; il grafico Salute del magazzino evidenzia gli articoli in calo o in negativo.
- Il report delle giacenze attuali fornisce quantità, ultimo prezzo di acquisto e valore di magazzino insieme; i report si ottengono in PDF, Excel o stampati su scontrino.
- Definisci con l'unità corretta i prodotti venduti a chilo, grammo o litro; la vendita a peso può usare la lettura della bilancia tramite l'agente di stampa.
L'abitudine di registrare per tipo di documento trasforma il report di magazzino da stima a dato affidabile. Vedi i passaggi di base nella nostra guida al controllo di magazzino e produzione e costo nell'articolo sul documento di produzione; la funzione completa è nella pagina gestione magazzino.