L'exactitude du suivi de stock dépend d'un enregistrement uniforme de tout ce qui entre et sort. Si le bon du fournisseur va dans un carnet, la marchandise abîmée sur une autre liste et les repas du personnel nulle part, ni le stock ni le coût ne tombent juste en fin de mois. Dans RoxPos, tous ces mouvements se saisissent depuis un seul écran de Mouvement de stock en choisissant le type de document.
Un seul écran, saisie par type de document
Dans la fenêtre Mouvement de stock, on choisit d'abord le type de document : entrée sans document, bon de livraison, facture, perte ou production. Ensuite, « Ajouter une ligne » permet d'ajouter autant de lignes que nécessaire au même document, et le total général s'affiche en bas. Un bon de vingt lignes de fruits et légumes se saisit ainsi en une seule opération.
Réception : bons, factures et fournisseurs
Sur les documents d'entrée, le fournisseur se choisit parmi vos fiches de compte. Le type facture exige un coût unitaire sur chaque ligne, ce qui empêche une entrée sans coût de fausser le calcul de la marge. Une entrée enregistrée augmente la quantité en stock et met à jour le coût moyen (AVCO) de l'article. Le rapport des dernières entrées indique aussi de quel fournisseur vient la marchandise.
Perte : abîmé, cassé, perdu
Le produit invendable est déduit par un document de Perte avec un motif : détérioration / périmé, casse / dommage, perte (de production), vol / disparition ou autre. La description est obligatoire, si bien qu'en fin de mois la réponse au « pourquoi autant de pertes » est déjà enregistrée. Les mouvements de perte sont listés dans une section distincte des rapports de stock.
La consommation du personnel se suit à part
Le repas du personnel n'est pas une perte, mais il doit tout de même sortir du stock. En choisissant Consommation du personnel sur un document de perte, on sélectionne aussi l'employé concerné, et le mouvement est enregistré comme consommation et non comme perte. Il a sa section dans les rapports et son coût provient du coût unitaire saisi ou, à défaut, du dernier prix d'achat. Vous séparez ainsi les frais de personnel des vraies pertes.
Déduction automatique par les ventes et commandes en ligne
Lors d'une vente, le stock n'est pas déduit à l'ajout de l'article mais à la clôture de l'addition ou au paiement complet, et la même vente n'est jamais déduite deux fois. Avec la gestion des recettes activée, ce sont les ingrédients de la recette qui sortent ; sans elle, le produit lui-même s'il est suivi. Pour les commandes Getir, Uber Eats (Trendyol) et Migros, les produits associés peuvent être déduits via un réglage, et un produit au stock critique peut être suspendu sur la plateforme. Le stock peut devenir négatif et la vente n'est jamais bloquée : d'où l'importance de saisir les entrées à temps.
- Consultez chaque semaine les cartes Valeur du stock, Coût d'achat et Coût de sortie du tableau de bord ; le graphique Santé du stock met en avant les articles en baisse ou négatifs.
- Le rapport de stock actuel donne quantité, dernier prix d'achat et valeur du stock ensemble ; les rapports s'obtiennent en PDF, Excel ou imprimés sur ticket.
- Définissez avec la bonne unité les produits vendus au kilo, au gramme ou au litre ; la vente au poids peut utiliser la lecture de la balance via l'agent d'impression.
L'habitude de saisir par type de document transforme le rapport de stock d'une estimation en un chiffre fiable. Voyez les étapes de base dans notre guide du suivi de stock et la production et le coût dans l'article sur le bon de production ; la fonction complète est sur la page gestion de stock.