L'habitué du café du quartier, un bureau qui commande le déjeuner chaque jour ou une entreprise partenaire qui règle en fin de mois : une partie des ventes n'est pas encaissée sur le moment. Cette créance finit souvent dans un carnet et, en fin de mois, personne ne s'accorde sur qui doit combien. Dans RoxPos, la vente à crédit est portée à une fiche client dans le flux de paiement normal de l'addition et suivie là jusqu'à l'encaissement.
Fiche de compte : client, fournisseur ou les deux
Sur l'écran Comptes clients, chaque fiche se crée comme Client, Fournisseur ou Les deux. Elle contient le nom, deux téléphones, pays et province/district, adresse complète, numéro fiscal, centre des impôts et une note. La liste est découpée en onglets et consultable, et le solde de chaque fiche ainsi que le solde total s'affichent sur le même écran. Les fiches sont tenues par établissement.
Comment se fait une vente à crédit
Au moment de l'addition, on choisit le type de paiement Vente à crédit et on sélectionne une fiche client ; sans compte, rien n'est enregistré. Le montant est porté à la fiche avec un récapitulatif de la table, de l'addition et des articles. Une partie seulement peut aussi partir à crédit : une part réglée par carte, le reste porté au compte. Comme la vente à crédit n'est pas un encaissement, elle n'est pas envoyée à l'appareil fiscal.
Encaissements et historique du compte
Quand le client vient régler, « Encaisser » sur la fiche permet de saisir le montant et le type de paiement, avec une note facultative. Le montant proposé est le solde entier ; pour un encaissement partiel, saisissez moins, jamais plus que le solde. La fenêtre « Historique » liste chaque mouvement avec date, table, articles, type de paiement et note, et une écriture erronée s'y annule. Encaissements et annulations figurent au Journal d'activité.
Fiches fournisseur et données de facturation
Les fiches fournisseur se choisissent sur les entrées et documents de stock, si bien que les rapports montrent d'où vient la marchandise. Un compte aux données fiscales complètes peut aussi être choisi comme information de facturation à l'encaissement : si l'appareil fiscal connecté le permet, ces données passent au document fiscal. Le document est émis par l'appareil, pas par RoxPos. Le solde du compte, lui, sert à suivre ce que doivent les clients.
- Ajoutez téléphone et note à la fiche de chaque client à crédit, pour que le jour de paiement ou les conditions convenues y figurent.
- La carte Vente à crédit du rapport de clôture indique le montant porté aux comptes sur la période choisie, et la section de synthèse des comptes du rapport Flux de trésorerie et encaissements résume les mouvements. Vérifiez toujours le solde actuel dans l'écran Comptes clients.
- N'accordez du crédit qu'à des clients connus et sous accord ; renseigner les données fiscales dès la création de la fiche fait gagner du temps ensuite au choix des informations de facturation.
Rattacher la vente à crédit à l'addition plutôt qu'à un carnet rend chaque créance visible jusqu'à l'article et la table. Pour les autres options de l'écran de paiement, voyez notre guide du partage d'addition et des paiements partiels, et pour bien lire les chiffres à la clôture, notre article sur le rapport de clôture.