Il denaro in cassa non è fatto solo di vendite. Al mattino si mette il fondo cassa nel cassetto, si paga un fornitore dalla cassa, un cliente salda quanto aveva preso a credito la settimana scorsa. Se nulla di questo viene registrato, i contanti contati alla chiusura non tornano con il report e la differenza sembra un ammanco. RoxPos registra questi movimenti separatamente dalle vendite, ma li scrive nel report della stessa giornata lavorativa.
Quattro tipi di movimento
| Tipo | Esempio | Effetto sui report |
|---|---|---|
| Entrata | Vendita di rottami, affitto incassato | Compare nella scheda Entrata, si somma all'utile netto |
| Uscita | Bolletta della luce, piccolo acquisto | Compare nella scheda Uscita, si sottrae dall'utile netto |
| Versamento in cassa | Fondo cassa del mattino | Aumenta i contanti in cassa, non conta come utile |
| Prelievo dalla cassa | Contanti ritirati alla chiusura o portati in banca | Riduce i contanti in cassa, non conta come utile |
I movimenti si inseriscono con "Aggiungi movimento" nella schermata Report ▸ Flusso di cassa e incassi, dal pannello web o dall'app mobile. Il modulo non ha l'ora: il movimento viene scritto nella giornata lavorativa scelta e compare nei report di quel giorno; una data futura non è accettata. Il tipo di pagamento è Contanti, Carta di credito o uno che hai definito tu; a credito non si può scegliere, perché in cassa non entra denaro. Una registrazione sbagliata non si cancella: viene annullata e resta nel Registro attività.
Poiché queste registrazioni cambiano il denaro in cassa e i numeri di fine giornata, il permesso "Entrate / Uscite / Movimenti di cassa" è disattivato per impostazione predefinita; per il titolare è sempre attivo. Un cassiere senza questo permesso non vede il pulsante "Aggiungi movimento". Gli incassi dai clienti e i pagamenti ai fornitori richiedono lo stesso permesso.
Clienti e fornitori: crediti e debiti in un'unica schermata
Nella schermata Gestione clienti / fornitori ogni scheda mostra affiancati Da incassare e Da pagare. I crediti verso i clienti nascono dalle vendite a credito, i debiti verso i fornitori dalle fatture d'acquisto salvate a credito nei documenti di magazzino; una fattura salvata come "Pagata" registra subito anche il pagamento. Come si registra una vendita a credito sul conto lo abbiamo spiegato nell'articolo vendite a credito e gestione dei conti clienti.
- Estratto conto: saldo iniziale, righe in ordine di data e saldo progressivo; una riga sbagliata si annulla da qui.
- Documenti: per un cliente i conti con i dati di fatturazione allegati, per un fornitore i documenti d'acquisto.
- Incassa pagamento: il denaro ricevuto dal cliente viene registrato come movimento di entrata, riduce il saldo e compare a parte nei report come Incasso cliente; non può superare il saldo.
- Esegui pagamento: il denaro pagato al fornitore viene registrato come movimento di uscita; si può collegare a una fattura e non può superare il residuo di quella fattura.
Incassare i conti a credito tramite il registratore fiscale
Se il tipo di pagamento scelto in Incassa pagamento va al registratore fiscale (ÖKC) ed è attiva un'integrazione Beko, Hugin, Pavo o Ingenico/PAX, la finestra si apre in modalità "Con conti (al dispositivo)". Seleziona alcuni o tutti i conti a credito aperti del cliente e premi "Invia al dispositivo"; i loro articoli vanno al dispositivo come un solo scontrino e un solo pagamento. L'incasso viene registrato solo quando il dispositivo comunica di aver ricevuto il pagamento; altrimenti non si registra nulla e i conti restano aperti. Un saldo non legato ad alcun conto si incassa con "Per importo (senza scontrino)". Per i tipi di collegamento, vedi il nostro articolo sull'integrazione del registratore fiscale.
Quando aprire il cassetto?
Questa impostazione, in Impostazioni generali ▸ Cassetto portadenaro, ammette una sola scelta. Per impostazione predefinita il cassetto si apre solo all'incasso in contanti; resta chiuso per un pagamento con carta o un pagamento inviato al registratore fiscale. Le altre opzioni lo aprono all'apertura della schermata di pagamento, alla pressione di "Riscuoti pagamento" o "Invia al POS", oppure alla scelta di un tipo di pagamento specifico. Per l'installazione, vedi la pagina sul cassetto portadenaro.
Una routine quotidiana pratica
- All'apertura, registra il fondo cassa messo nel cassetto come Versamento in cassa, con il tipo di pagamento Contanti.
- Se paghi un fornitore dalla cassa e la fattura è già registrata a credito, usa Esegui pagamento sulla sua scheda: il debito scende e il costo dell'acquisto non viene contato due volte nell'utile netto. Un pagamento senza fattura nel sistema è un'Uscita; il Prelievo dalla cassa serve per i contanti che lasciano la cassa per andare altrove.
- Quando un cliente salda durante il giorno quanto aveva a credito, registralo con Incassa pagamento sulla sua scheda, non su un quaderno.
- Alla chiusura, confronta i contanti contati con la scheda Contanti in cassa del report di fine giornata (con la scheda Contanti se non ci sono stati movimenti in contanti); la tabella Cassa per tipo di pagamento mostra separatamente incassi e movimenti di ogni tipo. Per le altre schede, vedi la nostra guida al report di fine giornata.