Ein Restaurant reserviert einen Tisch für zwei Stunden, ein Boutique-Hotel ein Zimmer für drei Nächte; ein Strandbetrieb vergibt eine Liege für den Tag, eine Eventfläche für einen Abend. Dasselbe Wort – Reservierung – meint unterschiedliche Zeiteinheiten, und das falsche Modell führt zu Doppelbelegungen oder leeren Plätzen. In RoxPos klärt die erste Auswahl im Reservierungsformular das: stündlich oder täglich.
Stundenreservierung: das Muster für Restaurant und Café
Im Stundenmodell wählen Sie Datum, Beginn und Ende; der Name des Gastes genügt. Eine Buchung umfasst höchstens 24 Stunden. Diese Schlichtheit zählt am Telefon: Platz, Zeitfenster und Name eingeben, fertig. Derselbe Tisch kann am selben Tag mehrere Buchungen haben, solange sich die Zeiten nicht überschneiden.
Tagesreservierung: Hotels, Pensionen und vermietete Plätze
Im Tagesmodell wählen Sie An- und Abreisedatum; die Uhrzeiten stammen aus den Check-in- und Check-out-Zeiten unter Reservierungen › Einstellungen. Sie geben die Gästezahl an und können je Gast Name, Telefon, Ausweisnummer, Kennzeichen, Geschlecht und Notiz hinterlegen. Dasselbe Formular enthält Anzahlungsbetrag, -methode und -status (keine, Anzahlung, teilweise, vollständig bezahlt) sowie optionale Rechnungsdaten, die aus den Kundenkarten übernommen werden können.
Platz wählen und Überschneidungen prüfen
Jede Reservierung hängt an einem Platz. Plätze sind die Tische Ihres Plans, nach Bereichen gruppiert – alles, was Sie als Tisch, Zimmer oder Liege angelegt haben, ist wählbar. Einen Bereich, den Sie nicht für Reservierungen öffnen möchten, schließen Sie in dessen Einstellungen aus. Eine zweite Buchung mit überlappender Zeit für denselben Platz wird nicht gespeichert, und belegte Plätze sind im Formular deaktiviert; stornierte oder ausgecheckte Buchungen blockieren den Platz nicht.
Status, Zahlungen und Zimmerkonto
Eine Reservierung durchläuft Offen, Bestätigt, Eingecheckt, Ausgecheckt und Storniert; Änderungen bleiben in ihrer Historie. Mit „Kassieren“ wird Anzahlung oder Restbetrag mit der gewählten Zahlungsart erfasst und fließt in die Einnahmesummen der Berichte. Eine Rechnung, die ein übernachtender Gast im Restaurant eröffnet und noch nicht bezahlt hat, lässt sich mit „Vom Tisch übernehmen“ auf die Reservierung übertragen und wird beim Auschecken zusammen mit dem Restbetrag beglichen.
- Verfolgen Sie mit den Reitern Heute und Bevorstehend in der Reservierungsliste Anreisen und künftige Buchungen getrennt; die Kalenderansicht zeigt, welche Tage frei, teilweise belegt oder voll sind.
- Bereiten Sie Saisonunterschiede vor, indem Sie in den Preiseinstellungen Preise je Platz oder je Person mit Zeiträumen hinterlegen.
- Erfassen Sie eine erhaltene Anzahlung als Zahlung, damit sie in den Berichten erscheint; das Anzahlungsfeld im Formular gilt allein nicht als Einnahme.
Mit dem richtigen Modell speist der Reservierungsbildschirm sowohl den Tischplan als auch die Kasse. Lesen Sie unseren Beitrag dazu, warum ein Reservierungssystem zählt, und besuchen Sie die Seite Reservierungssystem.