Un restaurant réserve une table deux heures et un hôtel de charme une chambre trois nuits ; une plage loue un transat à la journée, une salle d'événements pour une soirée. Le même mot, réservation, recouvre des unités de temps différentes, et le mauvais modèle mène aux chevauchements ou aux places vides. Dans RoxPos, le premier choix du formulaire tranche : horaire ou journalière.
Réservation horaire : le schéma restaurant et café
En modèle horaire, on choisit la date, l'heure de début et l'heure de fin ; le nom du client suffit. Une réservation couvre au plus 24 heures. Cette simplicité compte au téléphone : place, créneau, nom, c'est fait. Une même table peut recevoir plusieurs réservations le même jour tant que les horaires ne se chevauchent pas.
Réservation journalière : hôtels, pensions et lieux loués
En modèle journalier, on choisit les dates d'arrivée et de départ ; les heures viennent des heures d'arrivée et de départ définies sous Réservations › Paramètres. On saisit le nombre de personnes et, pour chacune, nom, téléphone, pièce d'identité, plaque, sexe et note. Le même formulaire porte le montant de l'acompte, sa méthode et son statut (aucun, acompte, partiel, payé) ainsi que des données de facturation facultatives, reprises des fiches clients.
Choisir la place et vérifier les chevauchements
Chaque réservation est liée à une place. Les places sont les tables de votre plan, groupées par zones : tout ce que vous avez défini comme table, chambre ou transat peut être choisi. Une zone que vous ne souhaitez pas ouvrir aux réservations s'exclut dans ses réglages. Une seconde réservation dont les horaires se chevauchent pour la même place n'est pas enregistrée, et les places occupées sont désactivées dans le formulaire ; les réservations annulées ou parties ne bloquent pas la place.
Statuts, paiements et note de chambre
Une réservation passe par En attente, Confirmée, Arrivée, Départ et Annulée, et les changements restent dans son historique. Avec « Encaisser », l'acompte ou le solde est enregistré avec le type de paiement choisi et entre dans les totaux d'encaissement des rapports. Une addition ouverte au restaurant par un client hébergé et non encore réglée peut être transférée à la réservation via « Transférer depuis la table », pour être soldée avec le reste au départ.
- Utilisez les onglets Aujourd'hui et À venir de la liste pour suivre séparément les arrivées du jour et les réservations futures ; la vue calendrier montre les journées libres, partiellement occupées ou complètes.
- Préparez les écarts saisonniers en définissant, dans les Réglages tarifaires, des prix par place ou par personne avec des plages de dates.
- Veillez à enregistrer l'acompte reçu comme un paiement pour qu'il figure dans les rapports ; le champ acompte du formulaire ne vaut pas encaissement à lui seul.
Avec le bon modèle, l'écran des réservations alimente à la fois le plan de salle et la caisse. Lisez notre guide sur l'intérêt d'un système de réservation et consultez la page système de réservation.