Un ristorante prenota un tavolo per due ore e un boutique hotel una camera per tre notti; uno stabilimento balneare affitta un lettino per la giornata e uno spazio eventi per una serata. La stessa parola, prenotazione, indica unità di tempo diverse, e il modello sbagliato porta a sovrapposizioni o a posti vuoti. In RoxPos la prima scelta del modulo risolve la questione: a ore o giornaliera.
Prenotazione a ore: lo schema di ristoranti e caffè
Nel modello a ore si scelgono data, ora di inizio e ora di fine; basta il nome e cognome dell'ospite. Una prenotazione copre al massimo 24 ore. Questa semplicità conta quando si prende una prenotazione al telefono: posto, fascia oraria e nome, ed è fatta. Lo stesso tavolo può avere più prenotazioni nello stesso giorno finché gli orari non si sovrappongono.
Prenotazione giornaliera: hotel, pensioni e spazi in affitto
Nel modello giornaliero si scelgono le date di check-in e check-out, e gli orari arrivano dagli orari di soggiorno definiti in Prenotazioni › Impostazioni. Si indica il numero di ospiti e per ciascuno si possono conservare nome e cognome, telefono, documento, targa, sesso e una nota. Nello stesso modulo ci sono importo, metodo e stato della caparra (nessuna, caparra, parziale, saldata) e i dati di fatturazione facoltativi, che si possono prendere dalle schede clienti.
Scegliere il posto e controllare le sovrapposizioni
Ogni prenotazione è legata a un posto. I posti sono i tavoli della tua pianta, raggruppati per zone, quindi si può scegliere qualsiasi cosa impostata come tavolo, camera o lettino. Una zona che non vuoi aprire alle prenotazioni si esclude nelle sue impostazioni. Una seconda prenotazione con orari sovrapposti per lo stesso posto non viene salvata e i posti occupati risultano disabilitati nel modulo; le prenotazioni annullate o con check-out non bloccano il posto.
Stati, pagamenti e conto camera
Una prenotazione passa per In attesa, Confermata, Check-in, Check-out e Annullata, e le modifiche restano nel suo storico. Con «Incassa» la caparra o il saldo viene registrato con il tipo di pagamento scelto ed entra nei totali di incasso dei report. Il conto che un ospite alloggiato ha aperto al ristorante e non ha ancora pagato si può spostare sulla prenotazione con «Trasferisci dal tavolo», così viene saldato insieme al residuo al check-out.
- Usa le schede Oggi e In arrivo nell'elenco prenotazioni per seguire separatamente gli arrivi di giornata e le prenotazioni future; la vista calendario mostra quali giorni sono liberi, parzialmente occupati o pieni.
- Prepara in anticipo le differenze stagionali definendo nelle Impostazioni tariffe prezzi per posto o per persona con intervalli di date.
- Assicurati di registrare la caparra ricevuta come pagamento perché compaia nei report; il campo caparra del modulo da solo non conta come incasso.
Con il modello giusto, la schermata prenotazioni alimenta sia la pianta dei tavoli sia la cassa. Leggi la nostra guida sul perché serve un sistema di prenotazione e visita la pagina sistema di prenotazione.