Un restaurante reserva una mesa dos horas y un hotel boutique una habitación tres noches; un chiringuito alquila una hamaca todo el día y una sala de eventos, una velada. La misma palabra, reserva, significa unidades de tiempo distintas, y el modelo equivocado lleva a solapamientos o a plazas vacías. En RoxPos la primera elección del formulario de reserva resuelve esto: Por horas o Por días.
Reserva por horas: el esquema de restaurantes y cafeterías
En el modelo por horas se eligen fecha, hora de inicio y hora de fin, y basta el nombre y apellidos del cliente. Una reserva cubre como máximo 24 horas. Esa sencillez importa al tomar reservas por teléfono: se introducen el lugar, el intervalo y el nombre, y listo. La misma mesa puede tener varias reservas el mismo día mientras los horarios no se solapen.
Reserva por días: hoteles, pensiones y espacios alquilados
En el modelo por días se eligen las fechas de entrada y salida, y las horas provienen de las horas de entrada y salida de alojamiento definidas en Reservas › Ajustes. Se indica el número de huéspedes y de cada uno pueden guardarse nombre y apellidos, teléfono, documento de identidad, matrícula, sexo y una nota. En el mismo formulario están el importe de la señal, su método y su estado (ninguno, señal, parcial, pagado) y los datos de factura opcionales, que pueden tomarse de las fichas de clientes.
Elegir el lugar y comprobar solapamientos
Cada reserva se vincula a un lugar. Los lugares son las mesas de su plano, agrupadas por zonas, de modo que puede elegirse cualquier cosa definida como mesa, habitación o hamaca. Una zona que no quiera abrir a reservas puede excluirse en sus ajustes. Una segunda reserva cuyos horarios se solapen para el mismo lugar no se guarda, y en el formulario los lugares ocupados quedan deshabilitados; las reservas canceladas o con salida hecha no bloquean el lugar.
Estados, pagos y cuenta de la habitación
Una reserva pasa por Pendiente, Confirmada, Entrada, Salida y Cancelada, y los cambios se guardan en su historial. Con «Cobrar» se registra la señal o el saldo con el tipo de pago elegido y entra en los totales de cobro de los informes. La cuenta que un huésped alojado abrió en el restaurante y aún no ha pagado puede pasarse a la reserva con «Traer de la mesa», de modo que se liquida junto al saldo en la salida.
- Use las pestañas Hoy y Próximas de la lista de reservas para seguir por separado las entradas del día y las reservas futuras; la vista de calendario muestra qué días están libres, parcialmente ocupados o completos.
- Prepare de antemano las diferencias de temporada definiendo en Ajustes de tarifas precios por lugar o por persona con intervalos de fechas.
- Asegúrese de registrar como pago la señal recibida para que aparezca en los informes; el campo de señal del formulario no cuenta por sí solo como cobro.
Con el modelo adecuado, la pantalla de reservas alimenta tanto el plano de mesas como la caja. Lea nuestra guía sobre por qué importa un sistema de reservas y visite la página del sistema de reservas.