L'argent de la caisse ne se résume pas aux ventes. Le matin, on met de la monnaie dans le tiroir, on paie un fournisseur depuis la caisse, un client règle ce qu'il avait mis en compte la semaine précédente. Si rien de tout cela n'est noté, les espèces comptées à la fermeture ne correspondent pas au rapport et l'écart ressemble à un manque. RoxPos enregistre ces mouvements à part des ventes, mais les inscrit dans le rapport de la même journée d'activité.
Quatre types de mouvements
| Type | Exemple | Effet sur les rapports |
|---|---|---|
| Recette | Vente de ferraille, revenu locatif | Apparaît sur la carte Recette, s'ajoute au bénéfice net |
| Dépense | Facture d'électricité, petit achat | Apparaît sur la carte Dépense, se déduit du bénéfice net |
| Entrée de caisse | Fonds de caisse du matin | Augmente les espèces en caisse, ne compte pas comme bénéfice |
| Sortie de caisse | Espèces retirées à la fermeture ou portées à la banque | Diminue les espèces en caisse, ne compte pas comme bénéfice |
Les mouvements se saisissent avec « Ajouter un mouvement » dans l'écran Rapports ▸ Trésorerie et encaissements, depuis le panneau web ou l'application mobile. Le formulaire n'a pas d'heure : le mouvement est inscrit sur la journée d'activité choisie et apparaît dans les rapports de ce jour ; une date future est refusée. Le mode de paiement est Espèces, Carte bancaire ou un mode que vous avez défini ; en compte ne peut pas être choisi, car aucun argent n'entre en caisse. Une saisie erronée n'est pas supprimée : elle est annulée et reste dans le Journal d'activité.
Comme ces saisies modifient l'argent en caisse et la clôture du jour, l'autorisation « Recettes / Dépenses / Mouvements de caisse » est désactivée par défaut ; pour le propriétaire, elle est toujours active. Un caissier qui ne l'a pas ne voit pas le bouton « Ajouter un mouvement ». Les encaissements clients et les paiements fournisseurs demandent la même autorisation.
Comptes : créances et dettes sur un seul écran
Dans l'écran Gestion des clients / fournisseurs, chaque fiche affiche côte à côte À recevoir et À payer. Les créances clients viennent des ventes en compte, les dettes fournisseurs des factures d'achat enregistrées « En compte » dans les documents de stock ; une facture enregistrée « Payée » inscrit son paiement en même temps. Nous avons expliqué comment une vente en compte est portée sur l'addition dans l'article ventes en compte et suivi des comptes clients.
- Relevé : solde d'ouverture, lignes par date et solde cumulé ; une ligne erronée s'annule d'ici.
- Documents : pour un client, les additions avec données de facturation jointes ; pour un fournisseur, les documents d'achat.
- Encaisser : l'argent reçu du client est enregistré comme mouvement de recette, réduit le solde et apparaît à part dans les rapports sous Encaissement client ; il ne peut pas dépasser le solde.
- Payer : l'argent versé au fournisseur est enregistré comme mouvement de dépense ; il peut être rattaché à une facture et ne peut pas dépasser le reste dû sur celle-ci.
Encaisser les additions en compte via la caisse fiscale
Si le mode de paiement choisi dans Encaisser est transmis à la caisse fiscale (ÖKC) et qu'une intégration Beko, Hugin, Pavo ou Ingenico/PAX est active, la fenêtre s'ouvre en mode « Avec additions (vers l'appareil) ». Sélectionnez plusieurs ou toutes les additions en compte ouvertes du client et appuyez sur « Envoyer à l'appareil » ; leurs articles partent vers l'appareil en un seul ticket et un seul paiement. L'encaissement n'est enregistré que lorsque l'appareil signale qu'il a reçu le paiement ; sinon, rien n'est inscrit et les additions restent ouvertes. Un solde non rattaché à une addition s'encaisse avec « Par montant (sans reçu) ». Pour les types de connexion, voir notre article sur l'intégration de la caisse fiscale.
Quand ouvrir le tiroir ?
Ce réglage, dans Réglages généraux ▸ Tiroir-caisse, n'admet qu'un seul choix. Par défaut, le tiroir ne s'ouvre qu'à l'encaissement en espèces ; il reste fermé pour un paiement par carte ou un paiement envoyé à la caisse fiscale. Les autres options l'ouvrent à l'ouverture de l'écran de paiement, à l'appui sur « Encaisser le paiement » ou « Envoyer au POS », ou à la sélection d'un mode de paiement précis. Pour l'installation, voir la page tiroir-caisse.
Une routine quotidienne pratique
- À l'ouverture, saisissez la monnaie mise dans le tiroir en Entrée de caisse, avec le mode de paiement Espèces.
- Si vous payez un fournisseur depuis la caisse et que sa facture est déjà enregistrée en compte, utilisez Payer sur sa fiche : la dette baisse et le coût de l'achat n'est pas compté deux fois dans le bénéfice net. Un paiement sans facture dans le système est une Dépense ; la Sortie de caisse sert aux espèces qui quittent la caisse pour un autre endroit.
- Quand un client règle dans la journée ce qu'il avait en compte, enregistrez-le avec Encaisser sur sa fiche, pas dans un cahier.
- À la fermeture, comparez les espèces comptées avec la carte Espèces en caisse du rapport de clôture (la carte Espèces s'il n'y a eu aucun mouvement en espèces) ; le tableau Caisse par type de paiement montre séparément les encaissements et les mouvements de chaque mode. Pour les autres cartes, voir notre guide du rapport de clôture.