Im Laden muss zweierlei gleichzeitig stimmen: Der Verkauf an der Kasse muss schnell gehen, und der Bestand im Regal muss zum System passen. Der Barcode verbindet beides. Dieser Ratgeber zeigt sieben Schritte vom Katalog bis zur Inventur und wie jeder davon im RoxPos-Kassensystem für Fachgeschäfte funktioniert.
1. Den Katalog richtig anlegen
Jeder an der Kasse verkaufte Artikel sollte ein eigenes Produkt mit Barcode auf der Artikelkarte sein. In der Boutique wird jede Größe und Farbe eines Modells als eigener Artikel mit eigenem Barcode angelegt – so stimmen Verkauf, Bestand und Inventur je Größe. Die Varianten eines Modells in einer Kategorie zu bündeln, erleichtert die Suche an der Kasse.
- Name: Modellname, bei Bedarf mit Größe und Farbe.
- Barcode: der Herstellerbarcode auf dem Artikel.
- Einheit: Stück, Kilo oder Liter.
- Einkaufseinheit: bis zu 5 wie Karton oder Kiste, mit Gegenwert.
Bei Hunderten Artikeln müssen Sie nicht jeden einzeln anlegen: Laden Sie unter Schnellaktionen die Vorlage „Mit Excel importieren & aktualisieren“, tragen Sie Artikel und Preise ein und laden Sie sie wieder hoch.
2. Barcode-Verkauf an der Kasse
Der Schnellverkauf funktioniert ohne Tische. Ein Artikel wird per Scanner oder Handykamera erfasst und landet im Korb; Artikel ohne Barcode wählen Sie über die Kategorien. Bezahlt wird bar, mit Karte, auf Rechnung oder geteilt; die Kassenlade öffnet bei Barzahlung, ein Kundendisplay zeigt Korb und Summe live.
3. Wareneingang: Belege und Einkaufseinheiten
Ware wird unter Lagerbewegung mit Belegtyp (ohne Beleg, Lieferschein, Rechnung) erfasst; Zeilen per Hand, Barcode oder Excel. Bei einem Artikel mit Karton-Einheit bucht „2 Kartons“ die entsprechende Stückzahl. Eine Rechnung auf Ziel geht auf das Lieferantenkonto und erscheint in den Einkaufsbelegen mit bezahltem und offenem Betrag. Sie können die Rechnung auch als PDF oder Foto hochladen und von der KI lesen lassen; die Positionen werden Ihren Artikeln zugeordnet, pro Seite 1 Credit.
4. Mindestbestand: rechtzeitig bestellen
Für jeden Lagerartikel legen Sie einen Mindestbestand fest. Fällt der Bestand darunter, kommt pro Artikel eine Meldung; ein neuer Wareneingang setzt sie zurück. Statt ständiger Warnungen erhalten Sie einen Hinweis, dass Nachbestellen fällig ist.
5. Inventur: per Scanner oder Excel
- Öffnen Sie Zählung & Zurücksetzen.
- Scannen Sie die Regalware oder tragen Sie die Mengen in die Excel-Vorlage ein.
- Die gezählte Menge wird neuer Bestand; die Differenz bucht das System.
- Prüfen Sie Differenzen je Zeitraum in den Lagerberichten; Löschungen und Stornos stehen im Aktivitätsprotokoll.
6. Preisänderungen und Saisonpreise
Mit „Preise gesammelt ändern“ erhöhen oder senken Sie ausgewählte Kategorien prozentual, mit Rundung und Vorschau von altem und neuem Preis. Für einzelne Verkäufe gibt es vordefinierte Rabatte, für zeitlich begrenzte Aktionen zeitbasierte Regeln.
7. Mehr als ein Laden
Jeder Laden hat seinen eigenen Bestand. Ausverkaufte Ware holen Sie per Umlagerung aus einer anderen Filiale oder dem Zentrallager, Artikel und Kategorien kopieren Sie in neue Filialen. Der Filialvergleich stellt Umsatz und Bestand nebeneinander, und jeder Benutzer sieht nur seine Filialen. Mehr dazu beim Kassensystem für den Einzelhandel und beim Boutique-Kassensystem.
Kurze Checkliste
| Schritt | Wo in RoxPos? |
|---|---|
| Artikel und Barcodes | Einstellungen ▸ Artikel |
| Artikel und Preise gesammelt | Schnellaktionen ▸ Excel / Preise |
| Verkauf | Kasse ▸ Schnellverkauf |
| Wareneingang | Lager ▸ Lagerbewegung / Einkaufsbelege |
| Mindestbestand | Lager ▸ Mindestbestände |
| Inventur | Lager ▸ Zählung & Zurücksetzen |
| Berichte | Berichte ▸ Tagesabschluss, Gewinn / Verlust |