Eine Warnung zum Mindestbestand nützt nur, solange die Bestandszahl stimmt, und diese Zahl hängt davon ab, was ein Verkauf abzieht. Hat ein Produkt ein Rezept und zugleich eine aktive Bestandsverfolgung, ist unklar, was verwendet wird; Produkte, die ohne einen einzigen Einkauf in die Verfolgung genommen wurden, rutschen mit jedem Verkauf ins Minus. Deshalb macht die Lagerverwaltung von RoxPos zuerst die Abzugsregel sichtbar und knüpft die Warnung daran.
Was wird beim Verkauf abgezogen? Eine Regel
- Produkt mit aktiver Bestandsverfolgung, Rohstoff oder Halbfertigprodukt: Der eigene Bestand wird abgezogen. Auch wenn ein Rezept existiert, wird es beim Verkauf nicht verwendet; es wirkt nur in der Produktion.
- Bestandsverfolgung aus, Produkt mit Rezept: Ist die Rezeptverwaltung aktiv, werden die Zutaten des Rezepts abgezogen. Das ist die richtige Einstellung für frisch Zubereitetes wie einen Toast oder einen Kaffee.
- Bestandsverfolgung aus, kein Rezept, oder ein Produkt mit Rezept bei ausgeschalteter Rezeptverwaltung: Vom Bestand wird nichts abgezogen.
- Produzierte Artikel: Bucht ein Produktionsbeleg einen Artikel ins Lager, wird seine Verfolgung automatisch eingeschaltet. Die Zutaten werden einmal bei der Produktion abgezogen, der Verkauf zieht den Artikel selbst ab, also wird nichts doppelt abgezogen. Mehr dazu im Beitrag über Produktionsbelege und Kosten.
Das farbige Kennzeichen im Rezeptbildschirm
In der Liste der Rezeptverwaltung trägt jedes Produkt ein Kennzeichen: grün heißt, die Bestandsverfolgung ist aus und der Verkauf zieht das Rezept ab; rot heißt, die Verfolgung ist an und der eigene Bestand des Produkts wird abgezogen. Öffnen Sie das Rezept eines verfolgten Produkts, warnt der Bildschirm zusätzlich. Auch die Produktkarte zeigt einen Hinweis, wenn ein Produkt ein Rezept hat, sein eigener Bestand aber verfolgt wird. Zur Kostenseite lesen Sie unseren Leitfaden zu Rezeptkosten.
Das Menü Bestandsverfolgung: alle Produkte in einer Liste
Das Menü Bestandsverfolgung unter Bestand zeigt alle Produkte der Filiale in einer Liste: Anzahl der Rezeptzutaten, Anzahl der Lagerbewegungen und Datum der letzten, aktueller Bestand und das Etikett Beim Verkauf abgezogen. Das Etikett nennt das Ergebnis der Regel: eigener Bestand, Rezeptzutaten oder nichts. Filter: Verfolgung an, Verfolgung aus, verfolgt ohne Bewegung, mit Rezept, Rezept mit Verfolgung an, Rohstoff. Dasselbe Menü gibt es in der mobilen App.
Am nützlichsten ist die Bereinigung. Mit der Zeit wurde die Verfolgung vielleicht bei Hunderten Produkten versehentlich eingeschaltet; sie haben weder Einkäufe noch Inventuren und rutschen mit jedem Verkauf ins Minus. Filtern Sie die verfolgten Produkte ohne Bewegung, wählen Sie die sichtbaren aus, schalten Sie die Verfolgung gesammelt aus und speichern Sie; gespeichert werden nur die geänderten Zeilen, in einem Schritt. Rohstoffe und Halbfertigprodukte werden immer verfolgt, ihr Schalter ist gesperrt.
Der Bildschirm Mindestbestände
Der Bildschirm Mindestbestände unter Bestand listet verfolgte Produkte, Rohstoffe, Halbfertigprodukte und nicht mit einem Produkt verknüpfte Lagerartikel gemeinsam auf. Jede Zeile zeigt den aktuellen Bestand neben einem Feld für den Mindestbestand. Ein Artikel auf oder unter seinem Wert erscheint als Kritisch, einer bei null als Ausverkauft und einer unter null als Negativer Bestand, alle in Rot. Der Schalter Nur unter Mindestbestand verkürzt die Liste auf das, was bestellt werden muss.
Wann kommt die Benachrichtigung?
Fällt ein Artikel auf oder unter seinen Mindestbestand, wird die Benachrichtigung einmal pro Artikel gesendet und bei späteren Verkäufen nicht wiederholt. Tisch-, QR- und Online-Verkäufe zählen gleichermaßen. Wieder scharf wird die Warnung erst nach einem echten Wareneingang: Ein Einkauf, ein Inventurüberschuss, eine Produktion, ein Umlagerungseingang, ein Anfangsbestand oder ein Zugang ohne Beleg hebt den Bestand über den Wert, und fällt der Artikel erneut, kommt die Benachrichtigung wieder. Ein Storno oder eine Rückgabe macht sie nicht wieder scharf. Setzen Sie einen Wert bei einem Artikel, dessen Bestand schon darauf oder darunter liegt, geht sofort eine Benachrichtigung hinaus. Die Empfänger wählen Sie in der Zeile Mindestbestand der Benachrichtigungsverwaltung: alle, ausgewähltes Personal oder aus.
Einrichtung in fünf Schritten
- Schalten Sie in den allgemeinen Einstellungen die Rezeptverwaltung ein; geben Sie frisch zubereiteten Produkten ein Rezept und lassen Sie die Bestandsverfolgung aus.
- Schalten Sie die Bestandsverfolgung für Produkte ein, die Sie einkaufen und unverändert verkaufen (Flaschenwasser, Dosengetränke).
- Prüfen Sie im Menü Bestandsverfolgung Produkte mit Rezept und aktiver Verfolgung sowie verfolgte Produkte ohne Bewegung; schalten Sie unnötige Verfolgung gesammelt aus.
- Tragen Sie im Bildschirm Mindestbestände die Werte für Ihre Artikel ein und speichern Sie.
- Wählen Sie in der Benachrichtigungsverwaltung die Empfänger für Mindestbestand und erfassen Sie Einkäufe und Inventuren regelmäßig mit Belegen für Lagerbewegungen.