Une alerte de stock critique n'est utile que tant que le chiffre du stock est juste, et ce chiffre dépend de ce que déduit une vente. Si un produit a une recette et que le suivi du stock est aussi activé, on ne sait plus lequel est utilisé ; les produits mis en suivi sans le moindre achat passent en négatif à chaque vente. C'est pourquoi la gestion des stocks de RoxPos rend d'abord la règle de déduction visible, puis y rattache l'alerte.
Qu'est-ce qui est déduit à la vente ? Une seule règle
- Produit avec suivi du stock activé, matière première ou semi-fini : son propre stock est déduit. Même s'il a une recette, elle n'est pas utilisée à la vente ; elle ne sert qu'en production.
- Suivi désactivé, produit avec recette : si la gestion des recettes est activée, les ingrédients de la recette sont déduits. C'est le bon réglage pour ce qui se prépare à la commande, comme un croque-monsieur ou un café.
- Suivi désactivé et pas de recette, ou produit avec recette alors que la gestion des recettes est désactivée : rien n'est déduit du stock.
- Produits fabriqués : lorsqu'un bon de production fait entrer un produit en stock, son suivi s'active automatiquement. Les ingrédients sont déduits une fois, à la production, et la vente déduit le produit lui-même : rien n'est déduit deux fois. Plus de détails dans l'article sur les bons de production et le coût.
La pastille de couleur sur l'écran des recettes
Dans la liste de la gestion des recettes, chaque produit porte une pastille : verte, le suivi du stock est désactivé et la vente déduit la recette ; rouge, le suivi est activé et c'est le stock propre du produit qui est déduit. Quand vous ouvrez la recette d'un produit suivi, l'écran vous avertit aussi. La fiche produit affiche également un avertissement lorsqu'un produit a une recette mais que son propre stock est suivi. Pour le volet coût, voyez notre guide du coût de revient des recettes.
Le menu Suivi des stocks : tous les produits dans une liste
Le menu Suivi des stocks, sous Stock, affiche tous les produits de l'établissement dans une seule liste : nombre d'ingrédients de la recette, nombre de mouvements de stock et date du dernier, stock actuel et l'étiquette Déduit à la vente. L'étiquette donne le résultat de la règle : stock propre, ingrédients de la recette ou rien. Filtres : suivi activé, suivi désactivé, suivi sans mouvement, avec recette, recette avec suivi activé, matière première. Le même menu existe dans l'application mobile.
L'usage le plus utile est le nettoyage. Avec le temps, le suivi a pu être activé par erreur sur des centaines de produits : ils n'ont ni achat ni inventaire et passent en négatif au fil des ventes. Filtrez les produits suivis sans mouvement, sélectionnez les visibles, désactivez le suivi en masse et enregistrez ; seules les lignes modifiées sont enregistrées, en une fois. Les matières premières et les semi-finis sont toujours suivis et leur interrupteur est verrouillé.
L'écran Niveaux de stock critique
L'écran Niveaux de stock critique, sous Stock, réunit dans une liste les produits suivis, les matières premières, les semi-finis et les articles de stock non liés à un produit. Chaque ligne affiche le stock actuel à côté d'une case de niveau critique. Un article à son niveau ou en dessous apparaît comme Critique, un article à zéro comme Épuisé et un article sous zéro comme Stock négatif, tous en rouge. L'interrupteur Sous le seuil uniquement réduit la liste à ce qu'il faut commander.
Quand la notification arrive-t-elle ?
Quand un article descend à son niveau critique ou en dessous, la notification est envoyée une fois par article et ne se répète pas aux ventes suivantes. Les ventes en salle, par QR et en ligne comptent toutes. Pour se réarmer, l'alerte attend une vraie entrée de stock : un achat, un écart d'inventaire positif, une production, un transfert entrant, un stock d'ouverture ou une entrée sans document remonte le stock au-dessus du niveau, et si l'article redescend, la notification revient. L'annulation ou le retour d'une vente ne la réarme pas. Si vous fixez un niveau sur un article dont le stock est déjà à ce niveau ou en dessous, une notification part aussitôt. Les destinataires se choisissent dans la ligne Stock critique de la Gestion des notifications : tout le monde, personnel choisi ou désactivé.
Mise en place en cinq étapes
- Activez la gestion des recettes dans les paramètres généraux ; donnez une recette aux produits préparés à la commande et laissez le suivi du stock désactivé.
- Activez le suivi du stock pour les produits achetés et revendus tels quels (eau en bouteille, boissons en canette).
- Dans le menu Suivi des stocks, passez en revue les produits avec recette et suivi activé ainsi que les produits suivis sans mouvement ; désactivez en masse le suivi inutile.
- Saisissez les niveaux de vos articles dans l'écran Niveaux de stock critique et enregistrez.
- Choisissez les destinataires de Stock critique dans la Gestion des notifications et enregistrez régulièrement achats et inventaires avec les documents de mouvement de stock.