Оповещение о критическом остатке полезно, пока цифра запаса верна, а она зависит от того, что списывает продажа. Если у товара есть рецепт и одновременно включён учёт запасов, непонятно, что используется; товары, поставленные на учёт без единой закупки, уходят в минус с каждой продажей. Поэтому складской учёт RoxPos сначала делает правило списания видимым, а затем привязывает к нему оповещение.
Что списывается при продаже? Одно правило
- Товар с включённым учётом запасов, сырьё или полуфабрикат: списывается собственный запас. Даже если у него есть рецепт, при продаже он не используется; рецепт работает только в производстве.
- Учёт выключен, товар с рецептом: если включено управление рецептами, списываются ингредиенты рецепта. Это правильная настройка для того, что готовится под заказ, например тоста или кофе.
- Учёт выключен и рецепта нет либо товар с рецептом при выключенном управлении рецептами: с запаса ничего не списывается.
- Произведённые позиции: когда производственный документ приходует позицию на склад, её учёт включается автоматически. Ингредиенты списываются один раз, при производстве, а продажа списывает саму позицию, поэтому ничего не списывается дважды. Подробнее — в статье о производственных документах и себестоимости.
Цветная метка на экране рецептов
В списке управления рецептами у каждого товара есть метка: зелёная — учёт запасов выключен и продажа списывает рецепт; красная — учёт включён и списывается собственный запас товара. Если открыть рецепт товара с учётом, экран дополнительно предупредит. Карточка товара тоже показывает предупреждение, когда у товара есть рецепт, но учитывается его собственный запас. О себестоимости рецептов — в нашем руководстве по себестоимости.
Меню «Учёт запасов»: все товары в одном списке
Меню «Учёт запасов» в разделе «Склад» показывает все товары филиала одним списком: число ингредиентов рецепта, число движений запаса и дату последнего, текущий запас и метку Списывается при продаже. Метка называет результат правила: собственный запас, ингредиенты рецепта или ничего. Фильтры: учёт включён, учёт выключен, с учётом без движений, с рецептом, рецепт при включённом учёте, сырьё. То же меню есть в мобильном приложении.
Самое полезное применение — чистка. Со временем учёт мог быть по ошибке включён у сотен товаров: у них нет ни закупок, ни инвентаризаций, и с продажами они уходят в минус. Отфильтруйте товары с учётом без движений, выберите видимые, выключите учёт массово и сохраните; сохраняются только изменённые строки, за один раз. Сырьё и полуфабрикаты учитываются всегда, их переключатель заблокирован.
Экран «Критические остатки»
Экран «Критические остатки» в разделе «Склад» собирает в одном списке товары с учётом, сырьё, полуфабрикаты и складские позиции, не привязанные к товару. В каждой строке текущий запас стоит рядом с полем критического уровня. Позиция на уровне или ниже отображается как «Критично», на нуле — как «Нет в наличии», ниже нуля — как «Отрицательный запас», все красным. Переключатель «Только ниже критического» сужает список до того, что пора заказать.
Когда приходит уведомление?
Когда позиция опускается до критического уровня или ниже, уведомление отправляется один раз для позиции и при следующих продажах не повторяется. Учитываются продажи за столом, по QR и онлайн. Чтобы оповещение сработало снова, нужно реальное поступление: закупка, излишек при инвентаризации, производство, перемещение на склад, начальный остаток или оприходование без документа поднимает запас выше уровня, и если позиция снова опускается, уведомление приходит опять. Отмена продажи или возврат его не перезапускают. Если задать уровень позиции, запас которой уже на этом уровне или ниже, сразу уходит одно уведомление. Получателей выбирают в строке «Критический остаток» раздела «Управление уведомлениями»: всем, выбранному персоналу или выключено.
Настройка за пять шагов
- Включите управление рецептами в общих настройках; задайте рецепт товарам, которые готовятся под заказ, и оставьте учёт запасов выключенным.
- Включите учёт запасов для товаров, которые вы закупаете и продаёте как есть (вода в бутылках, напитки в банках).
- В меню «Учёт запасов» проверьте товары с рецептом и включённым учётом, а также товары с учётом без движений; лишний учёт выключите массово.
- Задайте уровни для позиций на экране «Критические остатки» и сохраните.
- Выберите получателей уведомления «Критический остаток» в управлении уведомлениями и регулярно проводите закупки и инвентаризации через документы движения запасов.