En boutique, deux choses doivent être justes en même temps : la vente en caisse doit être rapide et le stock en rayon doit correspondre au système. Le code-barres relie les deux. Ce guide présente sept étapes, du catalogue à l'inventaire, et leur réalisation dans le logiciel de caisse RoxPos pour commerce.
1. Construire correctement le catalogue
Chaque article vendu en caisse doit être un produit à part, avec son code-barres sur la fiche. En boutique, chaque taille et couleur d'un modèle devient un article distinct avec son propre code-barres : ventes, stock et inventaire sont justes par taille. Regrouper les déclinaisons d'un modèle dans une catégorie les rend faciles à trouver.
- Nom : le modèle, avec taille et couleur si besoin.
- Code-barres : celui du fabricant sur l'article.
- Unité : pièce, kilo ou litre.
- Unité d'achat : jusqu'à 5, comme le carton, avec leur équivalence.
Avec des centaines d'articles, inutile de les saisir un par un : téléchargez le modèle Import et mise à jour Excel dans Actions rapides, remplissez articles et prix puis réimportez le fichier.
2. La vente au code-barres en caisse
L'écran Vente rapide fonctionne sans table. L'article est scanné au lecteur ou avec l'appareil photo du téléphone et rejoint le panier ; sans code-barres, on le choisit dans les catégories. Paiement en espèces, carte, sur compte ou fractionné ; le tiroir s'ouvre en espèces et l'écran client affiche panier et total en direct.
3. Réception : documents et unités d'achat
La marchandise reçue s'enregistre dans Mouvement de stock avec un type de document (sans document, bon de livraison, facture) ; les lignes se saisissent à la main, au code-barres ou par Excel. Pour un article avec unité carton, saisir « 2 cartons » ajoute les pièces équivalentes. Une facture à crédit va au solde du fournisseur et apparaît dans Documents d'achat avec payé et restant. Vous pouvez aussi importer la facture en PDF ou photo et la faire lire par l'IA ; les lignes sont associées à vos articles, 1 crédit par page.
4. Stock critique : commander à temps
Vous fixez un seuil critique pour chaque article stocké. Sous ce seuil, une seule alerte par article arrive ; une nouvelle réception la réarme. Au lieu d'alertes répétées toute la journée, un seul avis vous dit qu'il est temps de commander.
5. Inventaire : au lecteur ou par Excel
- Ouvrez l'écran Comptage et remise à zéro.
- Scannez les articles en rayon ou saisissez les quantités dans le modèle Excel.
- La quantité comptée devient le nouveau stock ; l'écart est enregistré.
- Analysez les écarts par période dans les rapports ; suppressions et annulations restent dans le journal d'activité.
6. Mises à jour de prix et soldes
Le changement de prix en masse augmente ou baisse en pourcentage les catégories choisies, avec arrondi et aperçu ancien / nouveau prix. Pour une remise ponctuelle, les taux prédéfinis ; pour une offre à certaines heures, une règle horaire.
7. Plusieurs boutiques
Chaque boutique a son propre stock. Un article épuisé se transfère depuis une autre boutique ou l'entrepôt central, et articles et catégories se copient vers une nouvelle boutique. La comparaison des établissements aligne chiffre et stock, et chaque utilisateur ne voit que ses boutiques. Voir les pages caisse pour le commerce de détail et caisse pour boutique de vêtements.
Liste de contrôle rapide
| Étape | Où dans RoxPos ? |
|---|---|
| Articles et codes-barres | Réglages ▸ Articles |
| Articles et prix en masse | Actions rapides ▸ Excel / Prix |
| Vente | Caisse ▸ Vente rapide |
| Réception | Stock ▸ Mouvement / Documents d'achat |
| Stock critique | Stock ▸ Seuils critiques |
| Inventaire | Stock ▸ Comptage et remise à zéro |
| Rapports | Rapports ▸ Clôture, Résultat |