Votre fournisseur livre l'eau minérale en cartons de 24 et vous la vendez à la pièce. Le bon de livraison arrive aujourd'hui, la facture quelques jours plus tard. Suivi à la main, le stock augmente deux fois ou le coût reste vide. Dans RoxPos, la marchandise est saisie dans l'unité où elle arrive, le stock est tenu dans l'unité de vente et la facture se construit à partir du bon de livraison.
Documents d'achat : que change chacun d'eux ?
| Document | Stock | Prix et TVA | Solde fournisseur |
|---|---|---|---|
| Bon de livraison | Augmente aussitôt | Non saisi | Inchangé |
| Facture | Les nouvelles lignes l'augmentent, celles du bon non | Prix de ligne et taux de TVA | En compte : devient une dette |
| Facture avec bon de livraison | Augmente aussitôt | Prix de ligne et taux de TVA | En compte : devient une dette |
| Retour d'achat | Diminue au coût moyen | Prix de ligne et taux de TVA | Réduit la dette |
| Entrée sans document | Augmente aussitôt | Facultatif | Inchangé |
Tous se saisissent dans Stock ▸ Mouvement de stock en choisissant le type de document ; sauf pour l'entrée sans document, le numéro de document et le fournisseur sont obligatoires. Les prix se saisissent HT ou TTC, et c'est le montant HT qui entre dans le coût du stock. Si la facture est enregistrée En compte, le total général TTC devient une dette envers le fournisseur dans Comptes, soldée avec « Payer » quand vous réglez ; enregistrée comme Payée, le montant est comptabilisé comme paiement fournisseur et le solde ne bouge pas (voir suivi des comptes).
Unités d'achat : acheter au carton, vendre à la pièce
Si un article arrive dans une autre unité, ajoutez-la dans Paramètres ▸ Produits, rubrique Unités d'achat de la fiche produit, par exemple « 1 Carton = 24 Pièces » ; un produit peut en avoir jusqu'à cinq. Quand vous saisissez 2 cartons sur un document, « = 48 Pièces » s'affiche sous la ligne, 48 pièces entrent en stock et le prix du carton est ramené à un coût par pièce. Kilogrammes et grammes, litres et millilitres se convertissent sans réglage.
Les unités ne se tapent pas à la main : elles se choisissent dans une liste fixe. Un code indépendant de la langue est enregistré et chacun voit le nom dans sa langue (Koli, Case, Karton). Les unités de vente sont Pièce, Kg, Gramme, L, Portion, Paquet, Boîte et Carton ; à l'achat, Portion disparaît et s'ajoutent Caisse, Bouteille, Douzaine, Sac et Bidon.
Pas à pas : réceptionner au carton, transformer le bon de livraison en facture
- Définissez l'unité d'achat sur la fiche produit (1 Carton = 24 Pièces) et cliquez sur « Enregistrer les unités ».
- À l'arrivée de la marchandise, choisissez Bon de livraison dans Mouvement de stock et saisissez le numéro de document, la date et le fournisseur.
- Saisissez l'article et la quantité, puis choisissez Carton comme unité. Aucun prix n'est saisi ; le stock augmente à l'enregistrement et le bon apparaît comme « Non facturé ».
- À l'arrivée de la facture, passez le type sur Facture, choisissez le même fournisseur et utilisez « Reprendre le bon de livraison » pour charger un ou plusieurs bons avec toutes leurs lignes.
- Article et quantité sont verrouillés ; saisissez les prix et les taux de TVA, puis choisissez En compte ou Payée. Le stock n'augmente pas une seconde fois.
Retours, annulations, sorties et transferts entre établissements
- Retour d'achat : la marchandise renvoyée sort du stock au coût moyen et le montant du retour (TTC) est déduit de ce que vous devez au fournisseur.
- Annuler un document : le stock est contrepassé, la dette de la facture et son paiement automatique disparaissent ; pour un bon de livraison déjà facturé, on annule d'abord la facture.
- Sortie sans document : prévue pour les corrections ; une description est obligatoire et elle n'est pas comptée comme perte dans Profit/perte. La marchandise abîmée passe par Perte.
- Transfert entre établissements : disponible avec plusieurs établissements ; la marchandise passe à l'autre établissement au même coût et y est rapprochée par code produit.
Lignes depuis Excel, produits de même nom et coût
Pour un long bon de livraison, téléchargez le modèle vierge dans « Lignes depuis Excel ». Pour les documents d'achat, on remplit Quantité et Prix unitaire, et la colonne Unité accepte une unité d'achat comme Carton ou Kg ; pour les pertes, sorties et transferts, la quantité suffit. Vous vérifiez les lignes importées puis enregistrez. Les produits de même nom créés une seconde fois avec un autre prix ou dans une catégorie de raccourci n'apparaissent qu'une fois dans la liste et puisent dans un seul stock.
Chaque entrée avec prix met à jour le coût moyen (AVCO) ; la marchandise reçue sur bon de livraison sans prix rejoint la moyenne quand la facture lui donne un prix, et Profit/perte y prend le coût de ce qui a été vendu. Un article sans prix d'achat n'est pas compté à coût zéro : il affiche « — » et ces ventes figurent à part dans le résumé sous « Ventes sans coût ». Les autres types de documents sont expliqués dans mouvements de stock, la fonction complète sur la page gestion des stocks.