Su proveedor trae el agua mineral en bultos de 24 y usted la vende por unidades. El albarán llega hoy y la factura, unos días después. Si lo sigue a mano, el stock sube dos veces o el coste queda vacío. En RoxPos la mercancía se registra en la unidad en que llega, el stock se lleva en la unidad de venta y la factura se genera desde el albarán.
Documentos de compra: ¿qué cambia cada uno?
| Documento | Stock | Precio e IVA | Saldo del proveedor |
|---|---|---|---|
| Albarán | Sube de inmediato | No se introduce | Sin cambios |
| Factura | Las líneas nuevas lo suben, las del albarán no | Precio de línea y tipo de IVA | A cuenta, queda como deuda |
| Factura con albarán | Sube de inmediato | Precio de línea y tipo de IVA | A cuenta, queda como deuda |
| Devolución de compra | Baja al coste medio | Precio de línea y tipo de IVA | Reduce la deuda |
| Entrada sin documento | Sube de inmediato | Opcional | Sin cambios |
Todos se registran en Existencias ▸ Movimiento de stock eligiendo el tipo de documento; salvo en la entrada sin documento, el número de documento y el proveedor son obligatorios. Los precios se introducen sin IVA o con IVA, y al coste del stock va el importe sin IVA. Si la factura se guarda A cuenta, el total general con IVA pasa a ser una deuda con el proveedor en Cuentas y se salda con “Pagar” cuando paga; si se guarda como Pagada, el importe se registra como pago al proveedor y el saldo no cambia (vea seguimiento de cuentas).
Unidades de compra: comprar por bulto, vender por unidad
Si un producto llega en otra unidad, añádala en Ajustes ▸ Productos, en el apartado Unidades de compra de la ficha, por ejemplo “1 Bulto = 24 Unidades”; cada producto admite hasta cinco. Al anotar 2 bultos en un documento aparece “= 48 Unidades” bajo la línea, entran 48 unidades en stock y el precio del bulto se reparte en un coste por unidad. La conversión entre kilos y gramos o entre litros y mililitros no requiere configuración.
Las unidades no se escriben a mano: se eligen de una lista fija. Se guarda un código independiente del idioma y cada persona ve el nombre en su lengua (Koli, Case, Karton). Las unidades de venta son Unidad, Kg, Gramo, L, Porción, Paquete, Caja y Bulto; en las compras sale Porción y se añaden Cajón, Botella, Docena, Saco y Bidón.
Paso a paso: recibir por bulto y convertir el albarán en factura
- Defina la unidad de compra en la ficha del producto (1 Bulto = 24 Unidades) y pulse “Guardar unidades”.
- Cuando llegue la mercancía, elija Albarán en Movimiento de stock e introduzca el número de documento, la fecha y el proveedor.
- Introduzca el producto y la cantidad y elija Bulto como unidad. No se introduce precio; el stock sube al guardar y el albarán aparece como “Sin facturar”.
- Cuando llegue la factura, cambie el tipo a Factura, elija el mismo proveedor y use “Traer del albarán” para cargar uno o varios albaranes con todas sus líneas.
- Producto y cantidad quedan bloqueados; introduzca precios y tipos de IVA y elija A cuenta o Pagada. El stock no vuelve a subir.
Devoluciones, anulaciones, salidas y transferencias entre sucursales
- Devolución de compra: la mercancía devuelta sale del stock al coste medio y el importe devuelto (IVA incluido) se descuenta de lo que debe al proveedor.
- Anular un documento: el stock se revierte y desaparecen la deuda de la factura y su pago automático; en un albarán facturado se anula primero la factura.
- Salida sin documento: sirve para correcciones; la descripción es obligatoria y no se registra como pérdida en Pérdidas y ganancias. La mercancía estropeada va por Merma.
- Transferencia entre sucursales: disponible con más de una sucursal; la mercancía pasa a la otra sucursal al mismo coste y allí se empareja por código de producto.
Líneas desde Excel, productos con el mismo nombre y coste
Para un albarán largo, descargue la plantilla vacía en “Líneas desde Excel”. En los documentos de compra se rellenan Cantidad y Precio unitario, y en la columna Unidad puede escribir una unidad de compra como Bulto o Kg; en mermas, salidas y transferencias basta con Cantidad. Revise las líneas importadas y guarde. Los productos con el mismo nombre abiertos de nuevo con un segundo precio o en una categoría de acceso rápido aparecen una sola vez en la lista y descuentan de un único stock.
Cada entrada con precio actualiza el coste medio (AVCO); la mercancía recibida con albarán sin precio llega a la media cuando la factura le pone precio, y Pérdidas y ganancias toma de ahí el coste de lo vendido. Un producto sin precio de compra no se cuenta a coste cero: muestra “—” y esas ventas aparecen aparte en el resumen como “Ventas sin coste”. Los demás tipos de documento se explican en movimientos de stock y la función completa en la página de gestión de inventario.