Il tuo fornitore porta l'acqua minerale in cartoni da 24 e tu la vendi a pezzi. La bolla di consegna arriva oggi, la fattura qualche giorno dopo. Seguendo tutto a mano, la giacenza sale due volte oppure il costo resta vuoto. In RoxPos la merce si registra nell'unità in cui arriva, la giacenza si tiene nell'unità di vendita e la fattura nasce dalla bolla.
Documenti di acquisto: cosa cambia ciascuno?
| Documento | Giacenza | Prezzo e IVA | Saldo fornitore |
|---|---|---|---|
| Bolla di consegna (DDT) | Sale subito | Non si inserisce | Invariato |
| Fattura | Le righe nuove la aumentano, quelle dalla bolla no | Prezzo di riga e aliquota IVA | A conto: diventa un debito |
| Fattura con documento di trasporto | Sale subito | Prezzo di riga e aliquota IVA | A conto: diventa un debito |
| Reso di acquisto | Scende al costo medio | Prezzo di riga e aliquota IVA | Riduce il debito |
| Entrata senza documento | Sale subito | Facoltativo | Invariato |
Tutti si registrano in Magazzino ▸ Movimento di magazzino scegliendo il tipo di documento; tranne che per l'entrata senza documento, numero del documento e fornitore sono obbligatori. I prezzi si inseriscono IVA esclusa o IVA inclusa, e nel costo di magazzino entra l'importo al netto dell'IVA. Se la fattura viene salvata A conto, il totale generale IVA inclusa diventa un debito verso il fornitore in Conti e si salda con “Esegui pagamento” quando paghi; se viene salvata come Pagata, l'importo è registrato come pagamento al fornitore e il saldo non cambia (vedi gestione dei conti).
Unità di acquisto: comprare a cartoni, vendere a pezzi
Se un articolo arriva in un'altra unità, aggiungila in Impostazioni ▸ Prodotti, nella sezione Unità di acquisto della scheda prodotto, per esempio “1 Cartone = 24 Pezzi”; ogni prodotto ne ammette fino a cinque. Quando inserisci 2 cartoni in un documento, sotto la riga compare “= 48 Pezzi”, in magazzino entrano 48 pezzi e il prezzo del cartone viene ripartito in un costo al pezzo. Chilogrammi e grammi, litri e millilitri si convertono senza alcuna impostazione.
Le unità non si scrivono a mano ma si scelgono da un elenco fisso; si salva un codice indipendente dalla lingua e ognuno vede il nome nella propria lingua (Koli, Case, Karton). Le unità di vendita sono Pezzo, Kg, Grammo, L, Porzione, Confezione, Scatola e Cartone; negli acquisti Porzione esce e si aggiungono Cassetta, Bottiglia, Dozzina, Sacco e Tanica.
Passo dopo passo: ricevere a cartoni e trasformare la bolla in fattura
- Definisci l'unità di acquisto nella scheda prodotto (1 Cartone = 24 Pezzi) e fai clic su “Salva unità”.
- Quando arriva la merce, scegli Bolla di consegna in Movimento di magazzino e inserisci numero del documento, data e fornitore.
- Inserisci articolo e quantità e scegli Cartone come unità. Il prezzo non si inserisce; la giacenza sale al salvataggio e la bolla compare come “Non fatturato”.
- Quando arriva la fattura, imposta il tipo su Fattura, scegli lo stesso fornitore e usa “Riprendi dal DDT” per richiamare una o più bolle con tutte le loro righe.
- Articolo e quantità sono bloccati; inserisci prezzi e aliquote IVA, poi scegli A conto o Pagata. La giacenza non sale una seconda volta.
Resi, annullamenti, uscite e trasferimenti tra filiali
- Reso di acquisto: la merce restituita esce dal magazzino al costo medio e l'importo del reso (IVA inclusa) viene detratto da quanto devi al fornitore.
- Annullare un documento: la giacenza viene stornata e spariscono il debito della fattura e il suo pagamento automatico; per una bolla già fatturata si annulla prima la fattura.
- Uscita senza documento: serve per le correzioni; la descrizione è obbligatoria e non viene registrata come perdita in Profitto/perdita. La merce deteriorata passa per Scarto.
- Trasferimento tra filiali: disponibile con più di una filiale; la merce passa all'altra filiale allo stesso costo e lì viene abbinata tramite il codice prodotto.
Righe da Excel, prodotti con lo stesso nome e costo
Per una bolla lunga, scarica il modello vuoto in “Righe da Excel”. Nei documenti di acquisto si compilano Quantità e Prezzo unitario, e nella colonna Unità si può scrivere un'unità di acquisto come Cartone o Kg; per scarti, uscite e trasferimenti basta la quantità. Controlli le righe importate e salvi. I prodotti con lo stesso nome aperti di nuovo con un secondo prezzo o in una categoria di scelta rapida compaiono una sola volta nell'elenco e scaricano da un'unica giacenza.
Ogni entrata con prezzo aggiorna il costo medio (AVCO); la merce ricevuta con bolla senza prezzo entra nella media quando la fattura le assegna un prezzo, e Profitto/perdita prende da lì il costo di ciò che hai venduto. Un articolo senza prezzo di acquisto non viene contato a costo zero: mostra “—” e quelle vendite compaiono a parte nel riepilogo come “Vendite senza costo”. Gli altri tipi di documento sono spiegati in movimenti di magazzino, la funzione completa nella pagina gestione del magazzino.