Ihr Lieferant bringt Mineralwasser in Kartons zu 24 Flaschen, Sie verkaufen es stückweise. Der Lieferschein kommt heute, die Rechnung ein paar Tage später. Wer das von Hand verfolgt, bucht den Bestand doppelt oder lässt die Kosten leer. In RoxPos wird die Ware in der Einheit erfasst, in der sie ankommt, der Bestand in der Verkaufseinheit geführt und die Rechnung aus dem Lieferschein erstellt.
Einkaufsbelege: Was ändert welcher Beleg?
| Beleg | Bestand | Preis und MwSt. | Lieferantensaldo |
|---|---|---|---|
| Lieferschein | Steigt sofort | Wird nicht erfasst | Unverändert |
| Rechnung | Neue Zeilen erhöhen ihn, Zeilen aus dem Lieferschein nicht | Zeilenpreis und MwSt.-Satz | Auf Rechnung: wird Verbindlichkeit |
| Rechnung mit Lieferschein | Steigt sofort | Zeilenpreis und MwSt.-Satz | Auf Rechnung: wird Verbindlichkeit |
| Einkaufsretoure | Sinkt zu Durchschnittskosten | Zeilenpreis und MwSt.-Satz | Verringert die Verbindlichkeit |
| Eingang ohne Beleg | Steigt sofort | Optional | Unverändert |
Alle Belege werden unter Bestand ▸ Bestandsbewegung über die Belegart erfasst; außer beim Eingang ohne Beleg sind Belegnummer und Lieferant Pflicht. Preise lassen sich netto oder brutto eingeben, in die Bestandskosten fließt der Nettobetrag. Wird eine Rechnung Auf Rechnung gespeichert, wird die Gesamtsumme inklusive MwSt. unter Kundenkonten zur Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten, die Sie beim Bezahlen mit „Zahlung erfassen“ ausgleichen; als Bezahlt gespeichert, wird der Betrag als Lieferantenzahlung gebucht und der Saldo bleibt gleich (siehe Kontenführung).
Einkaufseinheiten: im Karton kaufen, stückweise verkaufen
Kommt ein Artikel in einer anderen Einheit, legen Sie sie unter Einstellungen ▸ Produkte im Bereich Einkaufseinheiten der Produktkarte an, etwa „1 Karton = 24 Stück“; pro Produkt sind bis zu fünf möglich. Tragen Sie 2 Kartons in einen Beleg ein, erscheint unter der Zeile „= 48 Stück“, 48 Stück gehen in den Bestand und der Kartonpreis wird auf Stückkosten umgerechnet. Kilogramm und Gramm sowie Liter und Milliliter werden ohne Einrichtung umgerechnet.
Einheiten werden nicht eingetippt, sondern aus einer festen Liste gewählt; gespeichert wird ein sprachunabhängiger Code, und jeder sieht den Namen in seiner Sprache (Koli, Case, Karton). Verkaufseinheiten sind Stück, Kg, Gramm, L, Portion, Packung, Schachtel und Karton; beim Einkauf entfällt Portion, dazu kommen Kiste, Flasche, Dutzend, Sack und Kanister.
Schritt für Schritt: im Karton annehmen, Lieferschein in Rechnung umwandeln
- Legen Sie auf der Produktkarte die Einkaufseinheit an (1 Karton = 24 Stück) und klicken Sie auf „Einheiten speichern“.
- Wenn die Ware ankommt, wählen Sie in der Bestandsbewegung Lieferschein und geben Belegnummer, Datum und Lieferant ein.
- Geben Sie Artikel und Menge ein und wählen Sie Karton als Einheit. Ein Preis wird nicht erfasst; der Bestand steigt beim Speichern und der Lieferschein erscheint als „Nicht abgerechnet“.
- Wenn die Rechnung kommt, stellen Sie die Belegart auf Rechnung, wählen denselben Lieferanten und holen mit „Aus Lieferschein übernehmen“ einen oder mehrere Lieferscheine mit allen Zeilen herein.
- Artikel und Menge sind gesperrt; geben Sie Preise und MwSt.-Sätze ein und wählen Sie Auf Rechnung oder Bezahlt. Der Bestand steigt kein zweites Mal.
Retouren, Stornos, Abgänge und Filialumlagerungen
- Einkaufsretoure: Zurückgeschickte Ware verlässt den Bestand zu Durchschnittskosten, der Retourenbetrag (inkl. MwSt.) wird von Ihrer Verbindlichkeit beim Lieferanten abgezogen.
- Beleg stornieren: Der Bestand wird zurückgebucht, die Verbindlichkeit der Rechnung und ihre automatische Zahlung entfallen; bei einem abgerechneten Lieferschein wird zuerst die Rechnung storniert.
- Abgang ohne Beleg: für Korrekturen gedacht; eine Beschreibung ist Pflicht, und er wird in Gewinn/Verlust nicht als Verlust gebucht. Verdorbene Ware läuft über Schwund.
- Filialumlagerung: verfügbar ab zwei Filialen; die Ware geht zu denselben Kosten in die andere Filiale und wird dort über den Produktcode zugeordnet.
Positionen per Excel, gleichnamige Produkte und Kosten
Für einen langen Lieferschein laden Sie unter „Positionen per Excel“ die leere Vorlage herunter. Bei Einkaufsbelegen füllen Sie Menge und Stückpreis aus, in der Spalte Einheit kann eine Einkaufseinheit wie Karton oder Kg stehen; bei Schwund, Abgängen und Umlagerungen genügt die Menge. Sie prüfen die importierten Zeilen und speichern. Gleichnamige Produkte, die mit einem zweiten Preis oder in einer Schnellzugriffskategorie erneut angelegt wurden, erscheinen in der Liste nur einmal und buchen von einem gemeinsamen Bestand ab.
Jeder Eingang mit Preis aktualisiert die Durchschnittskosten (AVCO); per Lieferschein ohne Preis eingegangene Ware fließt in den Durchschnitt ein, sobald die Rechnung sie bepreist, und Gewinn/Verlust nimmt die Kosten des Verkauften von dort. Ein Artikel ohne Einkaufspreis wird nicht mit null Kosten gerechnet, sondern zeigt „—“, und diese Verkäufe stehen in der Übersicht gesondert als „Umsatz ohne Kosten“. Die übrigen Belegarten erklärt der Beitrag Lagerbewegungen, die ganze Funktion die Seite Bestandsverwaltung.