Wer einen Teil der Lieferungen mit eigenen Fahrern erledigt, hat die Schwierigkeit nicht beim Kochen, sondern danach: die Bestellung verfolgen, sobald sie das Haus verlässt. Bei ein, zwei Fahrern reicht ein Anruf; mit mehr Fahrern geraten Bestellungen durcheinander, die Kasse stimmt nicht und niemand weiß, warum eine Lieferung spät kam. Dieser Ratgeber zeigt Restaurants und Ghost Kitchens mit eigenen Fahrern, wie sie die Kurierverfolgung einrichten und im Alltag nutzen.
Drei Fragen jedes Restaurants mit eigenen Fahrern
- Wer hat die Bestellung gerade? Welcher Fahrer welche Tüte trägt, wer losgefahren und wer an der Tür ist.
- Wo ist das Geld? Ist das an der Tür kassierte Bargeld noch beim Fahrer oder schon in der Kasse, und zu welcher Bestellung gehört jede Kartenzahlung?
- Wie lange dauert die Zustellung? Zeit ab Zuweisung und ab Abfahrt bis zur Übergabe sowie gescheiterte Zustellungen mit Grund.
Die Kurierverfolgung beantwortet alle drei mit einem Datensatz, den Kasse, Panel und Fahrerhandy teilen. Markiert der Fahrer einen Schritt (unterwegs, angekommen, zugestellt), sieht die Kasse das in Sekunden – niemand muss telefonieren.
Welche Bestellungen laufen über die Kurierverfolgung?
Es gibt zwei Quellen. Erstens Telefonbestellungen: An der Kasse wird ein Liefertisch mit Kunde und Adresse geöffnet. Zweitens Online-Bestellungen, die Ihr Restaurant selbst ausliefert; in Irland und Großbritannien sind das Flipdish-Lieferbestellungen. Touren der Plattformfahrer und Abholbestellungen bleiben draußen.
Bei Online-Bestellungen werden „unterwegs“ und „zugestellt“ auch an die Plattform gemeldet. Meldet die Plattform einen Fehler, wird die Zustellung trotzdem erfasst und im Panel erscheint ein Hinweis; der Plattformstatus lässt sich in der Ansicht Online-Bestellungen erneut senden.
Einrichtung in fünf Schritten
- Kurierverfolgung einschalten. Unter Einstellungen ▸ Integrationen gilt die Karte „Kurierverfolgung“ unter Abholung und Telefonbestellung je Filiale und ist standardmäßig aus.
- Fahrer anlegen. Unter Benutzer die Rolle Kurier oder das Recht „Darf liefern (RoxPos Kurier)“ vergeben. Ein Konto mit Kurierrolle funktioniert nur in der Fahrer-App, nicht an Kasse oder Panel.
- Rechte je Fahrer wählen. Darf kassieren, darf die Zahlungsart wählen, sieht Kundendaten, darf wartende Bestellungen übernehmen, sieht den eigenen Bericht. Bei neuen Fahrern ist alles an.
- Standort des Betriebs setzen. Auf der Karte Kurierverfolgung den Betrieb auf der Karte oder per Breiten- und Längengrad markieren; das dient der Kilometerberechnung.
- Fahrer anmelden lassen. Fahrer melden sich in RoxPos Kurier mit dem vom Restaurant angelegten Benutzer an; eine Registrierung in der App gibt es nicht. Die Schicht startet per Tipp.
So läuft eine Lieferung im Tagesgeschäft
- Die Bestellung wird angelegt. Bei Telefonbestellungen werden Adresse und Hinweise (Türcode, Etage) erfasst; zahlt der Kunde mit großem Schein, trägt man im Panel bei den Kundendaten des Liefertischs den Betrag ein, den er gibt.
- Die Kasse weist die Bestellung einem Fahrer zu, oder – falls erlaubt – ein Fahrer übernimmt sie aus der Warteliste mit „Übernehme ich“. Während der Schicht meldet das Handy des Fahrers eine neue Zuweisung auch bei gesperrtem Bildschirm mit Ton.
- Beim Abholen tippt der Fahrer „Ich bin unterwegs“; bei mehreren Tüten markiert ein Tipp alle. Die Route öffnet sich in der installierten Karten-App.
- An der Tür kann der Fahrer „Ich bin da“ tippen; Kasse und Panel sehen, dass er vor Ort ist.
- „Als zugestellt markieren“ erfasst Zahlungsart und Betrag. Bei Telefonbestellungen wird die Zahlung auf die Rechnung gebucht, Rechnung und Liefertisch schließen.
- Klappt die Übergabe nicht, tippt der Fahrer „Nicht zustellbar“ und wählt den Grund (nicht erreichbar, Adresse nicht gefunden, Annahme verweigert, anderer); die Bestellung geht zurück in die Warteliste.
Fällt das Netz aus, werden die Schritte des Fahrers auf dem Handy gesammelt und gesendet, sobald die Verbindung zurück ist; dieselbe Zustellung wird nie doppelt erfasst.
Kassieren an der Tür und Wechselgeld
An der Tür wählt der Fahrer eine Zahlungsart der Filiale: bar, Karte oder eine selbst angelegte Art. Teilzahlungen sind möglich, etwa teils bar, teils Karte. Hat die Kasse erfasst, womit der Kunde zahlt, sieht der Fahrer das mitzunehmende Wechselgeld, und der erhaltene Barbetrag wird gespeichert. Nicht-Zahlungsarten wie Einladung, Rabatt oder Anschreiben sind an der Tür nicht wählbar.
Karten werden mit Ihrem eigenen Kartenterminal kassiert, genau wie an der Kasse. Wählen Sie auf der Karte Kurierverfolgung für Kartenzahlungen „Ohne Gerät (nur erfassen)“: Der Fahrer erfasst die Kartenzahlung dann in der App, und sie wird auf die Bestellung gebucht.
Ein Fahrer ohne Kassierrecht kann eine unbezahlte Bestellung nicht abschließen: Zuerst wird an der Kasse bezahlt, dann zugestellt. Bei online bezahlten Bestellungen bestätigt der Fahrer nur die Übergabe.
Schichtende: Abrechnung mit dem Fahrer
Im Panel zeigt der Reiter Kuriere unter Einstellungen ▸ Kuriere Schichtstatus, mitgeführte Lieferungen und Bargeld jedes Fahrers. Am Schichtende übergibt „Mit Kurier abrechnen“ dieses Bargeld an die Kasse und setzt den Saldo zurück; Beträge werden je Währung getrennt geführt. Wird eine Bestellung an der Kasse als zugestellt markiert, ist das Geld schon dort und zählt nicht zum Fahrer.
Standort und personenbezogene Daten
- Der Standort wird nur während der Schicht erfasst und nur mit dem eigenen Restaurant geteilt; er endet mit der Schicht oder der Abmeldung.
- Das Handy zeigt die ganze Schicht über, dass der Standort geteilt wird: eine dauerhafte Mitteilung unter Android, die blaue Anzeige am iPhone, wenn die App im Hintergrund läuft.
- Ist „sieht Kundendaten“ aus, sieht der Fahrer weder Name, Telefon noch Adresse; er navigiert nur über „Route“, eine Anruftaste gibt es nicht.
- Fahrer sehen nur Lieferungen ihrer Filiale und können nur ihnen zugewiesene Lieferungen starten und abschließen.
Auf welche Zahlen es ankommt
| Kennzahl | Was sie zeigt |
|---|---|
| Zustellungen und nicht zugestellte | Arbeitslast je Fahrer; die Gründe gescheiterter Zustellungen zeigen Adress- oder Kontaktprobleme. |
| Durchschnittszeit (Zuweisung → Zustellung) | Vom Moment der Zuweisung bis zur Tür, inklusive Wartezeit an der Küche. |
| Fahrzeit (Abfahrt → Zustellung) | Nur die Fahrt selbst; gut zum Vergleich von Gebieten und Fahrern. |
| Kilometer | Aus der GPS-Spur jeder Zustellung; ohne Spur eine als geschätzt markierte Entfernung vom Betrieb zum Kunden. |
| Einnahmen (Zahlungsart und Währung) | Wie sich das an der Tür kassierte Geld verteilt; mit der Abrechnung am Schichtende vergleichen. |
| Schichtzeit | Zusammen mit der Zahl der Zustellungen zeigt sie die Leistung je Fahrer. |
Diese Zahlen stehen im Panel unter Berichte ▸ Kurier; ein Tipp auf die Zeile öffnet Tagesübersicht und Lieferliste, Export nach Excel. Mit Berechtigung sehen Fahrer ihre Zahlen in der App unter „Mein Bericht“.
Kurierverfolgung in RoxPos
In RoxPos ist die Kurierverfolgung kein eigenes Modul, und es gibt keine Gebühr pro Fahrer. Fahrer arbeiten mit der App RoxPos Kurier, Kasse und Panel mit demselben Konto. Bildschirme und Details auf der Seite Fahrer-App für Lieferdienste.