Si hace parte del reparto con sus propios repartidores, lo difícil no es preparar el pedido, sino seguirlo cuando sale por la puerta. Llamar para preguntar dónde están funciona con uno o dos repartidores; con más, los pedidos se mezclan, el efectivo de la caja no cuadra y nadie sabe por qué se retrasó una entrega. Esta guía explica cómo restaurantes y dark kitchens con repartidores propios pueden poner en marcha el seguimiento y llevarlo en el día a día.
Tres preguntas de todo restaurante con repartidores propios
- ¿Quién lleva el pedido ahora? Qué repartidor lleva cada bolsa, quién ha salido y quién está en la puerta.
- ¿Dónde está el dinero? Si el efectivo cobrado en la puerta sigue con el repartidor o ya está en la caja, y a qué pedido fue cada cobro con tarjeta.
- ¿Cuánto tarda la entrega? Tiempo desde la asignación y desde la salida hasta la entrega, y los pedidos no entregados con su motivo.
El seguimiento responde a las tres con un único registro que comparten la caja, el panel y el móvil del repartidor. Cuando el repartidor marca un paso (en camino, he llegado, entregado), la caja lo ve en segundos y no hace falta llamar a nadie.
¿Qué pedidos entran en el flujo de reparto?
Hay dos orígenes. El primero son los pedidos por teléfono: en la caja se abre una mesa de reparto con el cliente y la dirección. El segundo son los pedidos online que entrega su propio restaurante; en Irlanda y el Reino Unido, los pedidos a domicilio de Flipdish. Los que reparte la plataforma con sus propios riders y los de recogida quedan fuera.
En los pedidos online, los pasos «en camino» y «entregado» del repartidor también se comunican a la plataforma. Si la plataforma devuelve un error, la entrega se registra igualmente y aparece un aviso en el panel; el estado en la plataforma puede reintentarse desde la pantalla de pedidos online.
Puesta en marcha en cinco pasos
- Active el seguimiento. En Ajustes ▸ Integraciones, la tarjeta «Seguimiento de repartidores», bajo recogida y pedidos por teléfono, es por sucursal y viene desactivada.
- Dé de alta a los repartidores. En Usuarios, asigne el rol Repartidor o el permiso «Puede hacer entregas (RoxPos Repartidor)». Una cuenta con rol Repartidor solo funciona en la app de reparto y no entra en la caja ni en el panel.
- Elija los permisos por persona. Puede cobrar, puede elegir el tipo de pago, ve los datos del cliente, puede tomar pedidos en espera, ve su informe. Para un repartidor nuevo, todos están activos.
- Indique la ubicación del negocio. En la tarjeta de seguimiento, marque su negocio en el mapa o con latitud y longitud; se usa para calcular los kilómetros.
- Que los repartidores inicien sesión. Entran en RoxPos Repartidor con el usuario creado por el restaurante; en la app no hay registro. El turno empieza con un toque.
El recorrido de una entrega durante el día
- Se abre el pedido. En un pedido por teléfono, se introducen la dirección y las indicaciones (portal, piso) y, si el cliente pagará con un billete grande, en el panel se anota con cuánto pagará, en los datos del cliente de la mesa de reparto.
- La caja asigna el pedido a un repartidor o, si la sucursal lo permite, el repartidor lo toma de la lista de espera con «Lo tomo yo». Durante el turno, el móvil del repartidor avisa con sonido de cada nueva asignación incluso con la pantalla bloqueada.
- Al recoger las bolsas, el repartidor pulsa «Salgo ya»; con varias bolsas, un toque las marca todas. La ruta se abre en la app de mapas instalada en el móvil.
- En la puerta, el repartidor puede pulsar «He llegado» y la caja y el panel ven que está en la puerta.
- Con «Marcar como entregado» se eligen el tipo de pago y el importe. En los pedidos por teléfono el cobro se registra en la cuenta y la cuenta y la mesa de reparto se cierran.
- Si no se puede entregar, el repartidor pulsa «No se pudo entregar» y elige el motivo (cliente ilocalizable, dirección no encontrada, no lo recogió, otro); el pedido vuelve a la lista de espera.
Si se pierde la cobertura, los pasos del repartidor quedan en cola en el móvil y se envían al volver la conexión; la misma entrega nunca se registra dos veces.
Cobro en la puerta y cambio
En la puerta, el repartidor elige uno de los tipos de pago de la sucursal: efectivo, tarjeta o cualquier tipo que haya añadido. El cobro puede dividirse, una parte en efectivo y otra con tarjeta. Si la caja indicó con cuánto pagará el cliente, el repartidor ve en pantalla el cambio que debe llevar y se registra el efectivo recibido. Las invitaciones, descuentos o ventas a crédito no se pueden elegir en la puerta.
La tarjeta se cobra con su propio terminal de pago, igual que en la caja. Elija «Sin dispositivo (solo registro)» para la tarjeta en la tarjeta de seguimiento de repartidores: el repartidor registra el cobro con tarjeta en la app y se asienta en el pedido.
Un repartidor sin permiso de cobro no puede entregar un pedido sin pagar: primero se cobra en la caja y después se entrega. En los pedidos pagados online, el repartidor solo confirma la entrega.
Fin de turno: liquidar con el repartidor
En el panel, la pestaña Repartidores de Ajustes ▸ Repartidores muestra el estado de turno de cada repartidor, las entregas que lleva y el efectivo que tiene. Al final del turno, «Liquidar con el repartidor» pasa ese efectivo a la caja y deja su saldo a cero; los importes se separan por moneda. Si un pedido se marca como entregado en la caja, el dinero ya está allí y no cuenta para el repartidor.
Ubicación y datos personales
- La ubicación del repartidor solo se toma durante el turno y solo se comparte con su restaurante; se detiene al terminar el turno o cerrar sesión.
- El teléfono muestra durante todo el turno que se comparte la ubicación: una notificación fija en Android y el indicador azul en iPhone con la app en segundo plano.
- Con «ve los datos del cliente» desactivado, el repartidor no ve nombre, teléfono ni dirección; solo navega con «Cómo llegar» y no aparece el botón de llamada.
- El repartidor solo ve las entregas de su sucursal y solo puede salir y entregar las que tiene asignadas.
Qué cifras mirar
| Indicador | Qué indica |
|---|---|
| Entregas y no entregadas | Carga por repartidor; los motivos de las no entregadas señalan problemas de dirección o contacto. |
| Tiempo medio (asignación → entrega) | Desde que el pedido pasa al repartidor hasta la puerta, incluida la espera en cocina. |
| Tiempo en ruta (salida → entrega) | Solo el trayecto; sirve para comparar zonas y repartidores. |
| Kilómetros | Del rastro GPS de cada entrega; sin rastro, una estimación del negocio al cliente, marcada como estimada. |
| Cobros (tipo de pago y moneda) | Cómo se reparte el dinero cobrado en la puerta; compárelo con la liquidación de fin de turno. |
| Tiempo de turno | Junto con el número de entregas, muestra el rendimiento de cada repartidor. |
Estas cifras están en el panel, en Informes ▸ Repartidores; toque una fila para ver el desglose diario y la lista de entregas, o exporte a Excel. Con permiso, el repartidor ve sus cifras en «Mi informe» en la app.
Seguimiento de repartidores en RoxPos
En RoxPos, el seguimiento de repartidores no es un módulo aparte y no hay cuota por repartidor. Los repartidores trabajan con la app RoxPos Repartidor, y la caja y el panel con la misma cuenta. Pantallas y detalles en la página app para repartidores.