Деньги в кассе — это не только продажи. Утром в ящик кладут размен, поставщику платят из кассы, клиент гасит то, что взял в долг на прошлой неделе. Если ничего из этого не записать, пересчитанные при закрытии наличные не совпадут с отчётом, а разница будет похожа на недостачу. RoxPos учитывает эти движения отдельно от продаж, но записывает их в отчёт того же рабочего дня.
Четыре типа движений
| Тип | Пример | Влияние на отчёты |
|---|---|---|
| Доход | Продажа лома, доход от аренды | Показывается в карточке «Доход», добавляется к чистой прибыли |
| Расход | Оплата электричества, мелкая закупка | Показывается в карточке «Расход», вычитается из чистой прибыли |
| Внесение в кассу | Утренний размен | Увеличивает наличные в кассе, не считается прибылью |
| Изъятие из кассы | Наличные, снятые при закрытии или отвезённые в банк | Уменьшает наличные в кассе, не считается прибылью |
Движения вводятся кнопкой «Добавить движение» на экране Отчёты ▸ Денежный поток и сборы — в веб-панели или в мобильном приложении. Времени в форме нет: движение записывается в выбранный рабочий день и появляется в отчётах этого дня; будущая дата не принимается. Тип оплаты — Наличные, Кредитная карта или заданный вами тип; «в долг» выбрать нельзя, потому что деньги в кассу не поступают. Ошибочная запись не удаляется: она отменяется и остаётся в журнале действий.
Поскольку эти записи меняют деньги в кассе и итоги дня, право «Доходы / Расходы / Движения кассы» по умолчанию выключено; у владельца компании оно включено всегда. Кассир без этого права не видит кнопку «Добавить движение». Приём оплат от клиентов и оплаты поставщикам требуют того же права.
Контрагенты: долги клиентов и поставщикам на одном экране
На экране «Управление клиентами / поставщиками» у каждой карточки рядом видны суммы «Нам должны» и «Мы должны». Долг клиента возникает из продаж в долг, долг поставщику — из закупочных счетов-фактур, сохранённых в складских документах как «В долг»; фактура, сохранённая как «Оплачен», сразу записывает свою оплату. Как продажа в долг записывается в счёт, мы рассказали в статье продажи в долг и расчёты с клиентами.
- Выписка: начальный остаток, строки по датам и нарастающий остаток; ошибочная строка отменяется отсюда.
- Документы: для клиента — счета с прикреплёнными реквизитами для фактуры, для поставщика — закупочные документы.
- Принять оплату: деньги от клиента записываются как движение дохода, уменьшают долг и показываются в отчётах отдельно как «Оплата от клиента»; сумма не может превышать долг.
- Оплатить: деньги поставщику записываются как движение расхода; оплату можно привязать к фактуре, и она не может превышать остаток по ней.
Оплата счетов в долг через фискальный регистратор
Если тип оплаты, выбранный в «Принять оплату», передаётся в фискальный регистратор (ÖKC) и включена интеграция Beko, Hugin, Pavo или Ingenico/PAX, окно открывается в режиме «По счетам (на устройство)». Выберите несколько или все открытые счета клиента в долг и нажмите «Отправить на устройство»; их позиции уходят на устройство одним чеком и одной оплатой. Оплата записывается только тогда, когда устройство сообщает, что приняло платёж; если нет, ничего не записывается и счета остаются открытыми. Долг, не привязанный ни к одному счёту, принимается в режиме «По сумме (без чека)». О типах подключения читайте в статье об интеграции с фискальным регистратором.
Когда открывать ящик?
Эта настройка в разделе Общие настройки ▸ Денежный ящик допускает только один вариант. По умолчанию ящик открывается только при оплате наличными; при оплате картой и при оплате, отправленной на фискальный регистратор, он остаётся закрытым. Другие варианты открывают его при открытии экрана оплаты, при нажатии «Получить платёж» или «Отправить на POS» либо при выборе определённого типа оплаты. Подключение описано на странице о денежном ящике.
Практичный распорядок дня
- При открытии внесите размен, положенный в ящик, как «Внесение в кассу» с типом оплаты «Наличные».
- Если вы платите поставщику из кассы, а его фактура уже записана в долг, используйте «Оплатить» в карточке поставщика: долг уменьшится, а стоимость закупки не будет учтена в чистой прибыли дважды. Оплата без документа в системе — это «Расход»; «Изъятие из кассы» — для наличных, которые уходят из кассы в другое место.
- Если клиент в течение дня гасит долг, запишите это через «Принять оплату» в его карточке, а не в тетради.
- При закрытии сравните пересчитанные наличные с карточкой «Наличные в кассе» в отчёте закрытия дня (с карточкой «Наличные», если движений наличными не было); таблица «Касса по типам оплаты» показывает оплаты и движения по каждому типу отдельно. Об остальных карточках — в статье об отчёте закрытия дня.