Dans la plupart des établissements, le planning se prépare dans un tableur ou un groupe de discussion, et le pointage se remplit en fin de mois d'après ce planning. Quand planning, congés et jours fériés vivent à des endroits différents, le calcul des heures supplémentaires prête à discussion. Dans le module Personnel de RoxPos, planning, pointage et paie s'appuient sur la même liste d'utilisateurs : pas de second fichier du personnel à tenir.
Période du planning et types de jour
Le calendrier s'ouvre sur une semaine, deux semaines ou un mois. Chaque jour de chaque personne porte un type : travail, repos hebdomadaire, congé annuel, arrêt maladie, congé sans solde ou jour férié. Le type n'est pas qu'une étiquette : le calcul de paie compte les heures des jours marqués « travail », tandis que congés et fériés figurent à part dans le rapport de période.
Planifier vite avec des modèles de shifts
Enregistrez comme modèles les horaires que vous utilisez souvent — matin, soir ou coupure — et appliquez-les à une case en un clic ; les shifts qui passent minuit sont pris en charge. « Remplir toute la période » complète les jours vides avec le schéma choisi ou écrase le planning, et place aussi les repos. L'échange de journées permet de permuter deux cases. Un avertissement s'affiche sur la ligne qui dépasse la limite hebdomadaire : vous le voyez dès la planification.
Jours fériés et droit à congés
Dans la section règles et jours fériés, « Importer les fériés » ajoute automatiquement les jours fériés de votre pays, et ceux que vous avez modifiés à la main sont conservés. Pour chaque personne, on saisit le droit à congés annuels et l'on suit le solde dans le rapport Présence et absences. Les jours de congé sont suivis et comptés, mais l'indemnité de congé n'est pas calculée automatiquement : vérifiez ce poste sur la paie.
Règles d'heures supplémentaires et passage au pointage
Les jeux de règles par pays fournissent des valeurs de départ : celui de la Turquie, par exemple, apporte 45 heures hebdomadaires, un coefficient de 1,5 en heures supplémentaires et de 2 les jours fériés, tandis que ceux d'Irlande et des États-Unis ont leurs propres limites et coefficients. Les limites journalières et hebdomadaires ainsi que les coefficients samedi, dimanche, nuit et férié sont modifiables, et un coefficient personnel peut être défini. En fin de période, le pointage se remplit depuis le planning avec « Remplir depuis le planning » ou depuis les scans QR avec « Remplir depuis les pointages », puis s'enregistre.
Validation de la paie
La paie passe par brouillon, en révision, validée et verrouillée ; pour corriger une paie verrouillée, on ouvre une nouvelle version. Les taux d'imposition ne sont pas intégrés : avant de verrouiller, vos règles fiscales doivent être marquées comme vérifiées. Paie et rapport de période s'exportent en CSV, et les bulletins s'impriment depuis le navigateur. Le menu Personnel et le droit de paie sont désactivés par défaut ; ne les accordez qu'aux responsables concernés.
Quand planning, congés et règles vivent au même endroit, le pointage de fin de mois devient une vérification plutôt qu'une dispute. Lisez notre article sur le pointage et la présence QR pour les entrées-sorties et le rapport de retards, et la page planning et présence du personnel pour l'ensemble du module.